​

Protocolo de Operación Residencial

 

Manejo control ingreso/salida puerta peatonal

 

Para residentes.

 

1. Señor vigilante ofrezca a los residentes un servicio de alta calidad en atención y respeto.

2. Todos los residente tiene la obligación de ingresar y/o salir del conjunto haciendo uso de su  huella dactilar

3. Los residentes que su huella no se reconocida por el sistema biométrico o tenga problemas dactilares, se debe acercar a la administración para que le sea verificado su caso o se le entregue una tarjeta magnética.

4. Los residentes nuevos se deben acercar a la administración para que le sea registrada su huella

5. Los niños menores de 12 años no están autorizados para tener la huella dactilar registrada por medidas de seguridad, salvo si los padres con carta radicada en la administración lo autorizan.

 

Para particulares

 

1. Señor vigilante, cumpla con el siguiente protocolo obligatorio.

2. Diríjase a las personas con respeto y amabilidad

3. Nunca abra la puerta a persona que no distingue, primero la identifica utilizando el citofono portero. 

4. le solicita la siguiente información a la persona

 

• El nombre de la persona que realiza la visita

• Apartamento,  al cual se dirige

• Nombre del residente a quien visitará

• Lo anuncia sin excepción al apartamento del residente, para que le autoricen su ingreso, acuérdese que los menores de edad ni la empleada pueden autorizar

• Una vez el residente autoriza su ingreso, le permite venir hasta la recepción donde solicita un documento

• Comprueba datos inicialmente suministrados por el visitante

• Lo registra en el libro para visita, pide otro documento que no sea la cedula y le entrega una ficha color morado

• Cumplido todo lo anterior el visitante puede seguir.

 

Medidas de seguridad portería peatonal.

 

1. Evitar que los vehículos sean retirados por personas diferentes a los que habitualmente lo hacen, en este caso pedir la correspondiente autorización y seguir el procedimiento con el residente.

2. Reporte al cuadrante de la policía, vehículos, motos, personas, que se estacionen frente al conjunto en actitud sospechosa, trate en lo posible ver desde la recepción/cámaras las características y placa

3. Anuncia sin excepción el ingreso a los apartamentos, de familiares que no residan en el conjunto tales como: La mamá, el papá, hijos, nietos, primos, sobrinos, tíos, suegros, etc., solo si están autorizados con carta por el residente y avalados por la administración  pueden seguir

4. Evita que delincuentes ingresen tras los residentes con la modalidad delictiva el trencito ¡como lo logra ¡preguntándole al residente si la persona viene  con él!

5. EI vigilante NO recibe de manera directa, llaves de aptos y/o vehículos, así como tampoco dinero de los residentes y/o visitas en efectivo por cualquier concepto.

6. Está atento, a que las empleadas no salgan del edificio bajo la modalidad delictiva denominada como llamada millonaria, recuerde que los delincuentes cada vez son más audaces en su accionar

7. Haga uso los dispositivos electrónicos externos tales como. Citófono, cámaras, sistemas vehiculares, instalados como medios de apoyo a la seguridad del conjunto

8. El vigilante no está autorizado para arrendar parqueaderos, ni recibir dinero por concepto del mismo.

9. Vigila, mediante las cámaras de seguridad, por la integridad de los residentes, y por el buen uso de las zonas comunes.

10. Revise todo paquete, bolsa y/o maletín, a la salida de empleados y contratistas

11. No facilite llaves de áreas restringidas, equipos, cuarto de máquinas, equipos de bombeo y/o tableros eléctricos a personal no autorizado por la administración.

12. No acepte instrucciones y/o autorizaciones vía telefónica de los residentes autorizando ingreso/salida de empleados, trasteo, vehículo toda solicitud debe ser primero enviada a la administración quien reportará a la vigilancia por WhatsApp, físico, para evitar suplantaciones

13. No se permite la salida de menores de 12 años solos, ni con el personal de empleadas del servicio que no estén autorizadas por los padres.

14. Confirme con el residente vía citofono la salida de visitas, contratistas, y pregunte si hay alguna novedad.

 

Seguridad, control ingreso/salida de vehículos

 

Para Residentes

 

1. No opere la puerta ingreso vehicular hasta que no esté seguro que quien conduce el vehículo es realmente el residente.

2. Los residentes del conjunto por medidas y políticas de seguridad deben pegar el  panorámico de su vehículo la calcomanía establecida por la administración, que lo identifica como residente

3. Entréguele y recíbale las ficha vehicular

4. Repórtele a la administración los que no la tengan o no quieran utilizarla  

 

Para Particulares

 

1. Solicite la siguiente información para permitir el ingreso

 

• El nombre de la persona que realiza la visita

• Apartamento,  al cual se dirige

• Nombre del residente a quien visitará

• Lo anuncia sin excepción al apartamento del residente, para que le autoricen su ingreso, acuérdese que los menores de edad ni la empleada pueden autorizar

• Una vez el residente autoriza su ingreso, solicita un documento

• Comprueba datos inicialmente suministrados por el visitante

• Lo registra en el libro de control para visita

• Entrega una ficha de control roja al visitante la cual lleva gravado el número de parqueadero torre y apartamento.

• Cumplido lo anterior le devuelve el documento de identificación al visitante y lo orienta para que siga.

 

 

Medidas de seguridad/control

 

1. No opere la puerta de acceso vehicular, hasta que no esté seguro de la identidad del conductor

2. No salga a la calle ante el llamado de una persona al interior de un vehículo se puede ver reducido por la misma.

3. No permita el ingreso de vehículos, que no tengan parqueadero disponible

4. Actualice permanentemente el listado maestro de vehículos

5. Asegúrese de que la puerta de acceso vehicular sea cerrada oportunamente

6. En el momento de llegar un visitante en motocicleta o residente se debe solicitar que se retire el casco para su identificación.

7. No preste o facilite parqueaderos de los apartamentos desocupados o que no tienen vehículo, solo el residente pueden prestar su parqueadero.

8. Ingreso de TAXIS solo se autoriza para el traslado de adultos mayores, personas enfermas, previa verificación, tenga en cuenta que el taxi no obstaculicé los accesos a la unidad.

9. Exija a los conductores de vehículos con vidrios polarizados que bajen el vidrio, con el fin de identificar plenamente quien conduce el vehículo

10. No permitir el parqueo de vehículos de visitantes en la entrada del conjunto, mucho menos que obstruyan el ingreso/salida de vehículos de residentes

 

Manejo y control de correspondencia y encomiendas

 

1. Antes de recibir la correspondencia verifique que la dirección coincida con la de prados de la colina.

2. Relaciónela en la minuta

3. Distribúyala en los casilleros correspondientes para que en la medida que ingresan los residentes la retiren.

4. Al recibir las suscripciones de prensa y/o revistas, verifique de acuerdo a los listados de suscripciones la cantidad de la misma.

5. Reciba paquetes y/o encomiendas selladas, dejando registro en la guía de entrega la nota RECIBIDO SIN VERIFICAR SU CONTENIDO, en caso de que las encomiendas no sean evacuadas en su totalidad deje registro en minuta de todo paquete pendiente por entregar, pero siempre al llegar llame al apartamento para que bajen y la recojan  

6. Por ningún motivo facilite el sello a los distribuidores de la correspondencia

7. La correspondencia relacionada con entidades del estado como fiscalía, transito, Dian, otras, debe ser entregada de manera prioritaria.

 

Control ingreso/salida de trasteo.​​​

​

1. Coloque antes la pijama al ascensor
2. No permita que se bloque el ascensor por parte de los contratistas, debe estar libre para que otras personas lo puedan autorizar
3. No permita que arrumen cajas y/o enceres obstruyendo la salida tanto del ascensor como de la torre.
4. No permite que el camión del trasteo incomode la circulación ingreso al conjunto/calle.
5. Reporte al vigilante recorredor el ingreso del trasteo, para que éste haga seguimiento​
6. Los trasteos serán realizados por la puerta autorizada por la administración
7. Solicite documento de identidad a todos los contratistas del trasteo y deje registro en la planilla de control visitantes

8. Cumpla los horarios establecidos en el manual de convivencia y código de policía  de lunes a sábado, los domingos y festivo no se realizan trasteos.

9. Solicite primero la autorización de la administración.

​

Control Para domicilios.

 

No lo deja ingresar a la unidad hasta tanto lo anuncie al apartamento que realizo el pedido, si el residente lo autoriza,  cumpla el siguiente procedimiento:

​

1. Solicite al domiciliario un carnet o documento que lo identifique.

2. Retenga el documento en la portería hasta la salida del domiciliario del interior de la unidad, entregue un chaleco

3. Registre el nombre y los datos requeridos en la planilla control de visitantes.

4. Permanezca atento para que el domiciliario no exagere el tiempo de permanencia al interior de la unidad, en caso que esto ocurra, confirme con el residente donde solicitaron el servicio, porqué es la demora.

5. Regrese el documento que retuvo en la portería en el momento de salida del domiciliario y complete el control de visitante con la hora de salida.

6. Confirme con el residente la salida del domiciliario y pregunte si todo se encuentra sin novedad.

7. No permite el ingreso de dos personas con el mismo domicilio y para el mismo apartamento.

8. No permite que el domicilio suba por las escaleras a los pisos superiores

​

Equipos electrónicos de seguridad​​​​​

​​​​​

​​

1. En caso de fallas del sistema, reporte de inmediato al Administración y/o supervisor, elabore el informe en la minuta de servicio

2. NUNCA. Desconté las cámaras de seguridad  para utilizar los equipos viendo televisión por cable durante su turno so pena de terminación inmediata de contrato.  

3. No manipule la configuración de brillo y contraste del monitor del sistema c.c.t.v.

4. Verifique que el sistema de grabación digital se encuentre en modo grabación.

5. Asegúrese de activar nuevamente el sistema.

6. Cada vez que se presenten activaciones en el sistema, verificación inmediata de toda la barrera perimetral.

7. Este pendiente de que el sistema de cerca electrificado esté siempre activado.

 

Protocolos internos de administración.

 

1. Señor vigilante, tenga en cuenta que el conducto regular en la unidad es la administración para la toma de decisiones

2. El vigilante no debe contrariar ni pasar por encima de las órdenes, y consignas impartidas por la administración del conjunto

3. Toda novedad que se presente en el conjunto, la primera en conocerla es la administración y seguridad Apolo.

4. Está prohibido que los vigilantes tomen decisiones administrativas

5. Reaccione y transmita a la administración los reportes de los residentes, sobre daños e irregularidades de índole física o moral que presenten las unidades privadas o en zonas comunes novedades detectadas deje registro completo en el libro de administración.

6. Cuando se detecten trabajos que afecten la fachada como: instalaciones de antenas, techos, instalaciones eléctricas, etc. Para lo cual requiere la autorización de la administración o la asamblea.

7. Informe de inmediato al residente, cuando detecte ropa colgada, alfombras, letreros, avisos, carteras, antenas de radio o televisión y otros elemento similares en los balcones, fachadas, paredes externas, puertas, ventanas o aéreas de uso común ni permita sacudir alfombras ropas, etc. Deje registro en el libro de administración.

8. Las personas que viven en el conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal deben cumplir las normas y reglas que gobiernan al conjunto y en caso de no hacerlo, pueden ser sancionadas.

9. Los parqueaderos de visitantes, deben tener un control anotando los vehículos que pernotan y que estos deben ser de conocimiento de la administración para generar cobro por el mismo.

 

1. Protocolo de actuación en caso de emergencia en ascensores con persona atrapadas en su interior.

 

¿Qué debe hacer el vigilante de acuerdo a la ley  SG - SST?

 

1. Al recibir el aviso, ante una parada o una avería del ascensor existiendo personas atrapadas en su interior, estaremos ante una situación de emergencia en el que se deberán tomar medidas rápidas y eficaces.

2. En primer lugar, el vigilante procederá hablar con la persona que se encuentra en el interior de la cabina, para tranquilizarla e indicarle la atención que se le va prestar, para evitar que entren en pánico o ansiedad

3. posterior a ello, solicite al usuario que por favor informe cuantas personas están adentro; si hay niños, adultos mayores, o mujeres embarazadas

4. una vez se tiene la información, el personal de vigilancia/administración, procederá llamar el servicio técnico quien debe llegar en el menor tiempo posible.

5. el vigilante debe recordándole al usuario del ascensor, que por su seguridad solo el personal técnico tiene la información adecuada para manipular puertas y mover la cabina del ascensor

6. el vigilante, reitera al usuario mantener la calma y atender las recomendaciones, además le solicita que no vaya a proceder por su propia cuenta ni a mover el techo del ascensor, forzar la puerta, o realizar un procedimiento inadecuado, ya que esto podría ocasionar cambio de la situación técnica presentada o acentuar alguna condición insegura.

7. Manejar en el usuario el agobio de la claustrofobia, vértigo del miedo a las alturas.

 

¿Qué no debe hacer el vigilante?

 

1. Ir de protagonista a rescatar a los usuarios y/o bajar los tacos de la luz

2. Recibir instrucciones del técnico vía celular, para que rescate los usuarios atrapados

3. Ingresar al cuarto de máquinas a manipular los equipos.

4. Prestar las llaves del ascensor a particular para que rescaten a los usuarios.

 

POLÍTICA DE CALIDAD DE SEGURIDAD APOLO LTDA.

 

1. Desarrollar procesos que brinden beneficios mutuos para las partes interesadas; satisfaciendo las necesidades del cliente por medio de la gestión oportuna de QRS y con personal competente; controlando y  evaluando la operatividad utilizando tecnologías innovadoras; propendiendo por el crecimiento y manejo sostenible del capital; utilizando la gestión de riesgos orientados hacia la mejora y dentro de un marco legal.

 

OBJETIVOS DE CALIDAD

 

1. Prevenir la materialización de hurtos detectando riesgos y amenazas en los esquemas, manteniendo el control operativo por medio de tecnologías innovadoras que generen valor.

2. Garantizar la sostenibilidad a largo plazo asegurando el crecimiento y rentabilidad de la organización.

3. Desarrollar y mantener estrategias de fidelización del cliente y las partes interesadas, satisfaciendo sus necesidades.

4. Lograr una gestión del riesgo satisfactoria.

5. Desarrollar y mantener las competencias del personal.

6. Desarrollar y mantener un excelente control de la inversión y gestión de proyectos.

7. Lograr un buen  nivel de Gestión de la Calidad.

8. Cumplir con la legislación nacional.

 

Dado en Bogotá, a los once (11) días del mes de junio de 2020

Protocolo de Operación Residencial

 

Funciones del vigilante re corredor de torres y áreas asociadas

 

1. Al recibir el turno realice un recorrido por el área perimetral y/o cerramiento del conjunto, verifique el estado de la reja/barrotes

2. Revise también el cerco vivo de Eugenia que no haya sido agredido desde la parte externa calle.

3. Verifique también que las cámaras perimetrales no hayan  sido movidas desde la parte externa además estén funcionando

4. Verifique que la cerca eléctrica esté funcionando y electrificada

5. Verifique el sistema de seguridad perimetral barreras infrarrojas fotoeléctricas que estén activadas   

6. Haga las anotaciones de la novedades encontradas en la minuta administrativa todos los días

7. Cumpla con el protocolo de administración, en lo que debe hacer el residente, para el uso de las áreas sociales del conjunto (salón social gimnasio, V.I.P, cancha de tenis, baño turco, sauna, otros. Verifique siempre que todas estas áreas se encuentren cerradas y bajo el control de la seguridad.

8. Acompañe siempre a las empresas de servicios públicos (acueducto, condesa, gas natural, otras.)  previa autorización y validación de la vigilante portería recepción.

9. Recorridos por las torres, verifique todos los días cada punto de los extintores. Los gabinetes de emergencia y sus elementos, equipos de contraincendios, otros.,

10. En las torres, verifique el estado de las puertas de entradas, puertas de los aptos, cerraduras, 

11. En la noche, revise el alumbrado perimetral, áreas comunes, y el alumbrado al interior de las torres, escriba en la minuta de administración sus recomendaciones de las áreas potencialmente vulnerables, por la falta de alumbrado, también reporte con la ubicación exacta de las bombillas que están fundidas para que la administración gestione arreglo.

12. Tenga especial control en los recorridos de personas que ingresan como visitantes, contratistas, trasteos, para que no deambulen por áreas restringidas, comunes.

13. Revise el estados de las cabinas en cada uno de los ascensores deje anotación de cualquier novedad

14. Revise la seguridad en las puertas de ingreso a las terrazas todos los días para evitar que se ingresen personas sin ser controladas

15. Revisa el funcionamiento de las luces de emergencias

16. Si escucha música en algún apartamento en alto volumen, solicita amablemente que le bajen, si hacen caso omiso informe a la portería  para el procedimiento policivo

17. Si observa niños causando daños en áreas comunes informa a los padres y haga la anotación para que la administración tome correctivos

18. Seguimiento a domiciliario al interior de la unidad residencial

19. No se distrae/descuida sus funciones con reuniones en áreas comunes

 

Medidas de prevención

​

Señor vigilante, Actúe ante cualquier actividad sospechosa. Ser prevenido es la mejor estrategia para disminuir la inseguridad.

​

1. Si escucha ruidos extraños, vidrios rotos, perros que ladran insistentemente, disparos...

2. Si  escucha gritos o a alguien solicitando ayuda...

3. Si nota la presencia de individuo circulando a pie en áreas ...

4. Si nota que entra o sale agua de un apartamento, humo por debajo del mismo...

5. Si ve a una persona que corre cargando elementos electrodomésticos...

6. Si observa personas desconocidas instaladas en los alrededores del conjunto  o personas que merodean en cualquier horario el perímetro...

7. Si observa motociclistas circulando en contra vía, por las aceras del conjunto  en el parque y anden públicos...

8. Si observa que desde un vehículo se baja personas sospechosas y se dirigen al conjunto

9. Si encuentra algún bulto o paquete abandonado en áreas comunes...

10. Si escucha golpes contundentes al interior de un apartamento…

11. Si escucha niños al interior de los apartamentos, llorando, gritando…

12. Si observa persona agrediendo la chapa de un apartamento…

13. Si encuentra personas alrededor de un vehículo de residente…

 

POLÍTICA DE CALIDAD DE SEGURIDAD APOLO LTDA.

 

1. Desarrollar procesos que brinden beneficios mutuos para las partes interesadas; satisfaciendo las necesidades del cliente por medio de la gestión oportuna de QRS y con personal competente; controlando y  evaluando la operatividad utilizando tecnologías innovadoras; propendiendo por el crecimiento y manejo sostenible del capital; utilizando la gestión de riesgos orientados hacia la mejora y dentro de un marco legal. 

 

OBJETIVOS DE CALIDAD

 

1. Prevenir la materialización de hurtos detectando riesgos y amenazas en los esquemas, manteniendo el control operativo por medio de tecnologías innovadoras que generen valor.

2. Garantizar la sostenibilidad a largo plazo asegurando el crecimiento y rentabilidad de la organización.

3. Desarrollar y mantener estrategias de fidelización del cliente y las partes interesadas, satisfaciendo sus necesidades.

4. Lograr una gestión del riesgo satisfactoria.

5. Desarrollar y mantener las competencias del personal.

6. Desarrollar y mantener un excelente control de la inversión y gestión de proyectos.

7. Lograr un buen  nivel de Gestión de la Calidad.

8. Cumplir con la legislación nacional.

 

Dado en Bogotá, a los once (11) días del mes de junio de 2020

                   ​Protocolo de Operación Residencial

 

Rondero Área de Sótanos.

 

Funciones.

 

1. Apoya ingreso/salida vehicular de 6 a.m. – 8 a.m.

2. Apoya ingreso/salida vehicular en la noche de 18:00 p.m. – 20.00 p.m.

3. Planilla los vehículos que ingresan al conjunto como visitantes en el día

4. Planilla en la noche todos los vehículos de los parqueaderos

5. Bicicletero, se encarga de realizar la apertura puerta bicicletro todas vez que sea requerido por el residente, lleva la planilla y entrega la ficha de control

6. Cuarto de bombas, inspecciona la bomba durante su turno verificando que el motor no se recaliente.

7. Planta eléctrica, le pasa revista e inspección del funcionamiento si escucha ruido inadecuado informe a la administración.

8. El vigilante dentro de sus rondas debe revisar el estado del alumbrado en los niveles  de sótanos

9. Verificar que los vehículos queden bien estacionados y ocupen el lugar asignado, reportar a la administración los que estén mal estacionado para gestión administrativa y correctivos

10. Depósitos, pase revista todos los días a los depósitos verificando la seguridad de sus cerraduras/candados, haga un inventario por minutas de cuantos tienen novedades, repórtelos a la administración 

11. Evitar que los menores de edad monten en cicla, patines, jueguen o permanezcan en el interior del parqueadero y/o sótano, por razones de seguridad para ellos

12. Hace seguimiento a personas que le parezcan sospechosas en áreas de los sótanos y áreas comunes, los aborda si no las distingue llama a la portería para validar en la base de equipo para identificarlas.

13. Escombros, este muy pendiente que contratistas y/o residentes no los arrojen el chut, así como madera por remodelaciones en los apartamentos

14. Realizar acompañamientos de empresas de servicios públicos para la toma de consumo sin descuidar o dejarlos solos.

15. Inspeccionar los vehículos propiedad de residentes, de observar novedades tales como; rayones, abolladuras, abiertos, chocados, etc., se debe tomar un registro de fotografía con el celular de Apolo ID, registro que será  visto por la administración desde la plataforma

16. Si escucha que a un vehículo se le activo la alarma, debe acercarse de inmediato. Si encuentra personas alrededor ajenas al propietario abórdelas verifique el estado del vehículo que no haya sido violentado

17. Informe a la administración cuando observe luminarias fundidas, dispositivos electrónicos presentado fallas, humedades, goteras, basuras, problemas en los equipos de aguas negras

18. Si escucha que a un vehículo se le activo la alarma, debe acercarse de inmediato. Si encuentra personas alrededor ajenas al propietario abórdelas verifique el estado del vehículo que no haya sido violentado

19. Informar a la administración el ingreso y parqueo de remolques, acoplado, tráiler o vehículo no motorizado; que es arrastrado y dirigido por otro vehículo

20. Evitar que los residentes en sus vehículos obstruyan las zonas comunes, puertas, zonas de circulación y demás áreas comunes de manera que se dificulte el cómodo acceso de las personas

21. Parqueaderos, reporte a la administración, cuando observe enceres, tales como. Muebles, electrodomésticos, maquinaria, repuestos, colchones,  escombros, juguetes, llantas, etc., y en especial materiales inflamables y explosivos

22. Está prohibido sobrepasar los límites de cada estacionamiento al parquear, por lo que deben respetar las líneas de demarcación establecidas

23. No está autorizado el parqueo de vehículos y motos en zonas o áreas que no hayan sido demarcadas o asignadas para tal fin.

24. Los residentes no deben realizar arreglos locativos, mejoras, hacer instalaciones eléctricas en las zonas comunes de parqueo

 

POLÍTICA DE CALIDAD DE SEGURIDAD APOLO LTDA.

 

1. Desarrollar procesos que brinden beneficios mutuos para las partes interesadas; satisfaciendo las necesidades del cliente por medio de la gestión oportuna de QRS y con personal competente; controlando y  evaluando la operatividad utilizando tecnologías innovadoras; propendiendo por el crecimiento y manejo sostenible del capital; utilizando la gestión de riesgos orientados hacia la mejora y dentro de un marco legal.

 

OBJETIVOS DE CALIDAD

 

1. Prevenir la materialización de hurtos detectando riesgos y amenazas en los esquemas, manteniendo el control operativo por medio de tecnologías innovadoras que generen valor.

2. Garantizar la sostenibilidad a largo plazo asegurando el crecimiento y rentabilidad de la organización.

3. Desarrollar y mantener estrategias de fidelización del cliente y las partes interesadas, satisfaciendo sus necesidades.

4. Lograr una gestión del riesgo satisfactoria.

5. Desarrollar y mantener las competencias del personal.

6. Desarrollar y mantener un excelente control de la inversión y gestión de proyectos.

7. Lograr un buen  nivel de Gestión de la Calidad.

8. Cumplir con la legislación nacional.  

 

Dado en Bogotá, a los once (11) días del mes de junio de 2020

​