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PUNTOS DE CONTROL DEL SECTOR RESIDENCIAL. BAJO CUSTODIA:

 

1. Portería: entrada y salida de residentes, visitantes y vehículos.

2. Oficina de administración: cuidado de equipos de oficina.

3. Áreas de mantenimiento: motobombas, chut, planta eléctrica, cuarto de herramientas.

4. Áreas sociales y recreativas.

5. Parqueaderos internos y externos.

6. Depósitos.

7. Terrazas.

8. Ascensores.

9. Escaleras.

10. Parte periférica de la zona residencial.

 

DESCRIPCION.

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PROTOCOLO DE OPERACIÓN RESIDENCIAL

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Portería de accesos peatonal

¿Qué debe hacer el Vigilante de Recepción, para control de visitas, empleadas del oficio doméstico, domicilios, contratistas, empresas públicas y/o privadas?

Control Visitas.

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1. No abre la puerta de acceso a la recepción sin la previa confirmación. Utilice el sistema de intercomunicación como medida de seguridad para identificar la persona que llegó.

2. Solicita a la persona por el sistema de intercomunicación la siguiente:

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• Nombre de quien realiza la visita.

• Apartamento/torre al cual intenta dirigirse.

• Nombre del residente a quien visitará

• Lo anuncia “sin excepción” al apartamento de destino, para que el residente autorice su ingreso, recuerde que la empleada no puede autorizar el ingreso de visitantes salvo autorización previa del residente; Los niños tampoco pueden autorizar ingreso de visitantes.

• Una vez que el residente autoriza su ingreso, permita que ingrese hasta la recepción y solicita un documento.

• Comprueba datos inicialmente suministrados por el visitante.

• Registra los datos de la visita en el software de control visitante. En caso de no estar registrado, toma la fotografía a la persona, registra los datos en el sistema y lo agrega al listado de activos.

• Le devuelve el documento de identificación al visitante y posterior a ello, permite el ingreso y lo orienta a su lugar de destino.

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Control ingreso/salida para empleadas del oficio doméstico

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1. En primer lugar, la empleada debe estar autorizada por el residente para ingresar a la unidad residencial y en especial a su apartamento.

2. Acto seguido, él residente debe solicitar  en la administración, un formulario registro de empleada, que también aplica para niñera, enfermera, conductor y otros.  Una vez diligenciado, la administración informará a la vigilancia para dar cumplimiento y control de lo autorizado en dicho documento

3. En caso que el residente no diligencie el formulario, la vigilancia, hará un control de acceso a su empleada como cualquier particular.

4. El vigilante deja los registros de ingreso/salida de empleadas, niñera, enfermera y otros. como recursos necesarios para en  caso de atención de alguna emergencia, actuar adecuada y oportunamente frente a condiciones reales, ante un fenómeno natural (la población flotante)

5. Revise todo paquete, bolsa, maletín, al ingreso y/o  salida de empleadas.

6. El comité de convencía debe aprobar el protocolo de requisas sin excepción de todo el personal, que visita ocasional o permanentemente una unidad privada “apto” es decir visitantes, empleados del servicios doméstico, conductores, domiciliarios, personal contratista, solo así se podrá minimizar el ingreso y salida de personas y elementos no autorizados . lo anterior tiene como fundamento el bienestar general,  interpretación extensiva de la ley de propiedad horizontal (ley 765 del 2001)

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Control de acceso peatonal domicilios (ingreso/salida)

 

1. Toda persona que llegue con domicilio al conjunto se debe atender por el sistema de intercomunicación.

2. No le permite ingresar a la recepción hasta que lo anuncie OBLIGATORIAMENTE  y lo autorice el residente, dígale al residente de donde viene el domicilio.

3. Solo si el residente lo autoriza, le permite ingresar hasta la recepción donde le solicite al domiciliario documento de identidad.

4. Registre nombre y número de documento en la minuta de visitantes, apartamento y torre.

5. Entréguele un chaleco OBLIGATORIAMENTE al domiciliario y lo debe portar dentro del conjunto, al salir lo debe devolver

6. Advierta al domiciliario que no debe subir por las escaleras y/o dejar publicidad por debajo de la puerta de los apartamentos

7. Todo domiciliario debe ir acompañado del personal de seguridad, en caso de no encontrarse el personal de seguridad disponible se debe hacer seguimiento por el c.c.t.v.  

8. No se permite el ingreso de dos personas con el mismo domicilio, por lo tanto solo quien trae el domicilio puede ingresar la otra personal espera fuera del conjunto.

9. Permanezca atento para que el domiciliario no exagere el tiempo de permanencia al interior del Condominio, en caso que esto ocurra confirme con el residente donde solicitaron el servicio, porque es la demora.

10. Los domiciliarios no pueden ingresar maleta, morral ni casco por lo que estos elementos deben quedar en la recepción mientras este sube a entregar.

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Control ingreso y salida de contratistas, empresas públicas y/o privadas.

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1. Toda contratista que llegue a realizar labores en el conjunto, se debe atender por el sistema de intercomunicación

2. Lo anuncia con el residente y/o si el contratista es contratado por la administración también lo debe anunciar.

3. Una vez confirmado y autorizado permita el ingreso.

4. Solicite documento de identidad (contratistas) y deje registro en el control de visitantes.

5. Revise todo paquete, bolsa y/o maletín, a la salida de los mismo

6. haga cumplir el horario de trabajo establecido en el manual de convivencia así: lunes a viernes de 08:00 a 17:00 horas, sábados de 08:00 a 12:00 horas domingos y festivos no se programan trabajos (se exceptúa por emergencias)

7. Registre en la minuta toda herramienta y equipos ingresados por los contratistas a fin de que sea confrontado a la salida

8. Confirme con el residente/ administración  la salida de los contratistas, si todo está sin novedad.

9. En el momento de llegar un visitante en motocicleta se debe solicitar que se retire el casco para su identificación.

10. Las personas autorizadas por la administración para realizar trabajos/mantenimiento, deben cumplir con las normas de seguridad SG. SST.

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• Curso de alturas vigente

• Carne de ARL vigente

• Dispositivos anti caída

• Cinturones diseñados para la sujeción

• Arnés y demás equipos de altura

• Otros.

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control ingreso/salida de vehículos de residentes.

 

1. No opere la puerta de acceso vehicular, hasta que no esté segura(o) de la identidad del conductor.

2. No permita el ingreso de vehículos, que no tengan parqueadero disponible.

3. Actualice permanentemente el listado maestro de vehículos

4. Asegúrese que la puerta de acceso vehicular sea cerrada oportunamente

5. No preste o facilite parqueaderos de los apartamentos desocupados o que no tienen vehículo, solo los residentes pueden prestar los parqueaderos que no tiene ocupados.

6. No permita el ingreso de TAXIS solo se autoriza para el traslado de adultos mayores, personas enfermas, niños en brazos, fuertes lluvias,  previa verificación con el residente, tenga en cuenta que el taxi al llegar a recoger a un residente no obstaculicé los accesos a la unidad.

 

Manejo y control de correspondencia y encomiendas

 

1. Antes de recibir la correspondencia verifique que la dirección coincida.

2. No reciba correspondencia de personas que ya no residen en el conjunto

3. Al recibir las suscripciones de prensa y/o revistas, verifique de acuerdo a los listados de suscripciones la cantidad de la misma. 

4. Reciba paquetes y/o encomiendas selladas, dejando registro en la guía de entrega la nota RECIBIDO SIN VERIFICAR SU CONTENIDO, en caso de que las encomiendas no sean evacuadas en su totalidad durante el turno, deje registro en minuta de todo paquete pendiente por entregar. 

5. Correspondencia que llegue en mal estado no se recibe excepto que el mismo residente la reciba

6. No se entrega correspondencia a los niños

7. Por ningún motivo facilite el sello a los distribuidores de la correspondencia

8. Diligencie en la minuta de novedades los faltantes de las facturas de servicios públicos

9. La correspondencia relacionada con entidades del estado como fiscalía, transito, Dian, etc., debe ser entregada de manera prioritaria si el residente no se encuentra se informara a la administración para que le llame e informe

10. No se debe entregar correspondencia a personas ajenas al conjunto sin tener una autorización escrita del propietario y avalada por la administración. 

11. Los residentes no deben ingresar a la recepción retirar su correspondencia directamente.

12. No se reciben sobres que en su interior porten dinero con destino Apartamentos o personas

13. No se reciben llaves en custodia o consignación de ninguna persona.

 

Control trasteos (ingreso/salida)

 

1. Se permitirá realizar cualquier tipo de trasteo sin el aval de la administración, previa autorización mediante carta y/o verbal.

2. Se debe confirmar que haya dejado el deposito, posteriormente solicitar al recorredor que muestre las zonas por donde ingresa el trasteo e instale la pijama del ascensor, al finalizar el trasteo se revisa, si se presenta novedad se informara a la administración para que retenga el deposito.

3. La salida de enseres elementos bolsas u trasteos se permitirá solo si se encuentra el residente presente o con carta de autorización emitida por administración, por ningún motivo se debe recibir autorización vía teléfono.

4. Recuerden que todo paquete pequeño que pretendan retirar empleadas, visitantes o personas ajenas al conjunto deben ser requisadas y validada la información con el inmueble de donde pretende sacarlo.

 

CONTROL MANEJO DE LLAVES

 

1. No facilite llaves de áreas restringidas, caldera, equipos, cuarto de máquinas, equipos de bombeo y/o tableros eléctricos a personal no autorizado por la administración.

2. No reciba de manera directa, dinero, llaves en custodia de vehículos y/o apartamentos.

 

POLÍTICA DE CALIDAD DE SEGURIDAD APOLO LTDA.

 

1. Desarrollar procesos que brinden beneficios mutuos para las partes interesadas; satisfaciendo las necesidades del cliente por medio de la gestión oportuna de QRS y con personal competente; controlando y  evaluando la operatividad utilizando tecnologías innovadoras; propendiendo por el crecimiento y manejo sostenible del capital; Utilizando la gestión de riesgos orientados hacia la mejora y dentro de un marco legal.

 

OBJETIVOS DE CALIDAD

 

1. Prevenir la materialización de hurtos detectando riesgos y amenazas en los esquemas, manteniendo el control operativo por medio de tecnologías innovadoras que generen valor.

2. Garantizar la sostenibilidad a largo plazo asegurando el crecimiento y rentabilidad de la organización.

3. Desarrollar y mantener estrategias de fidelidad del cliente y las partes interesadas, satisfaciendo sus necesidades.

4. Lograr una gestión del riesgo satisfactoria.

5. Desarrollar y mantener las competencias del personal.

6. Desarrollar y mantener un excelente control de la inversión y gestión de proyectos.

7. Lograr un buen  nivel de Gestión de la Calidad.

8. Cumplir con la legislación nacional.

 

Dado en Bogotá DC., a los 5 días del mes de diciembre  de 2019.

Puntos de control del sector residencial. Bajo su custodia:

 

1. Portería: entrada y salida de residentes, visitantes y vehículos.

2. Oficina de administración: cuidado de equipos de oficina.

3. Áreas de mantenimiento: motobombas, chut, planta eléctrica, cuarto de herramientas.

4. Áreas sociales y recreativas.

5. Parqueaderos internos y externos.

6. Depósitos

7. Terrazas

8. Ascensores

9. Escaleras

10. Parte periférica de la zona residencial.

11. Otros suscritos dentro del contrato de trabajo.

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DESCRIPCION.

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¿Qué Hace el Vigilante Recorredor?

 

Torres y áreas asociadas

 

1.   Al recibir el turno realice un recorrido por el área perimetral y/o cerramiento del conjunto, verifique el estado de la reja/barrotes

2.   que no haya sido agredido desde la parte externa calle.

3.   Verifique también que las cámaras perimetrales no hayan  sido movidas desde la parte externa, además estén funcionando

4.   Verifique que la cerca eléctrica esté funcionando y electrificada

5.   Verifique el sistema de seguridad perimetral barreras infrarrojas fotoeléctricas que estén activadas (si aplica)

6.   Haga las anotaciones de la novedades encontradas en la minuta administrativa todos los días

7.   Cumpla con el protocolo de administración, en lo que debe hacer el residente, para el uso de las áreas sociales del conjunto (salón social gimnasio, otros. Verifique siempre que todas estas áreas se encuentren cerradas y bajo el control de la seguridad.

8.   Acompañe siempre a las empresas de servicios públicos (acueducto, condesa, gas natural, otras.)  previa autorización y validación de la vigilante portería recepción.

9.   En los recorridos por las torres, verifique todos los días cada punto de los extintores. Los gabinetes de emergencia y sus elementos, equipos de contraincendios, otros.,

10.   En las torres, verifique el estado de las puertas de entradas, puertas de los aptos, cerraduras,

11.   En la noche, revise el alumbrado perimetral, áreas comunes, y el alumbrado al interior de las torres, escriba en la minuta de administración sus recomendaciones de las áreas potencialmente vulnerables, por la falta de alumbrado, también reporte con la ubicación exacta de las bombillas que están fundidas para que la administración gestione arreglo.

12.   Tenga especial control en los recorridos de personas que ingresan como visitantes, contratistas, trasteos, para que no deambulen por áreas restringidas, comunes.

13.   Revise el estados de las cabinas en cada uno de los ascensores deje anotación de cualquier novedad

14.   Revise la seguridad en las puertas de ingreso a las terrazas todos los días para evitar que se ingresen personas sin ser controladas

15.   Revisa el funcionamiento de las luces de emergencias (si aplica)

16.   Si escucha música en algún apartamento en alto volumen, solicita amablemente que le bajen, si hacen caso omiso informe a la portería  para el procedimiento policivo

17.   Si observa niños causando daños en áreas comunes informa a los padres y haga la anotación para que la administración tome correctivos

18.   Seguimiento a domiciliario al interior de la unidad residencial

19.   No se distrae/descuida sus funciones con reuniones en áreas comunes

20.   Cuarto de bombas, inspecciona las bombas durante su turno verificando que tengan la temperatura estable y que el motor no se recaliente.

 

En los sótanos

 

1. Planta eléctrica, le pasa revista e inspección del funcionamiento si escucha ruido inadecuado informe a la administración.

2. El vigilante dentro de sus rondas debe revisar el estado del alumbrado en los niveles  de sótanos

3. Verificar que los vehículos queden bien estacionados y ocupen el lugar asignado, reportar a la administración los que estén mal estacionado para gestión administrativa y correctivo

4. Depósitos, pase revista todos los días a los depósitos verificando la seguridad de sus cerraduras/candados, haga un inventario por minutas de cuantos tienen novedades, repórtelos a la administración 

5. Evitar que los menores de edad monten en cicla, patines, jueguen o permanezcan en el interior del parqueadero y/o sótano, por razones de seguridad para ellos

6. Hace seguimiento a personas que le parezcan sospechosas en áreas de los sótanos y áreas comunes, los aborda si no las distingue llama a la portería para validar e identificar.

7. Escombros, este muy pendiente que contratistas y/o residentes no los arrojen el chut, así como madera por remodelaciones en los apartamentos

8. Realizar acompañamientos de empresas de servicios públicos para la toma de consumo sin descuidar o dejarlos solos.

9. Inspeccionar los vehículos propiedad de residentes, de observar novedades tales como; rayones, abolladuras, abiertos, chocados, etc., se debe tomar un registro de fotografía con el celular de Apolo ID, registro que será  visto por la administración desde la plataforma

10. Si escucha que a un vehículo se le activo la alarma, debe acercarse de inmediato. Si encuentra personas alrededor ajenas al propietario abórdelas verifique el estado del vehículo que no haya sido violentado

11. Informe a la administración cuando observe luminarias fundidas, dispositivos electrónicos presentado fallas, humedades, goteras, basuras, problemas en los equipos de aguas negras

12. Informar a la administración el ingreso y parqueo de remolques, acoplado, tráiler o vehículo no motorizado; que es arrastrado y dirigido por otro vehículo

13. Evitar que los residentes en sus vehículos obstruyan las zonas comunes, puertas, zonas de circulación y demás áreas comunes de manera que se dificulte el cómodo acceso de las personas

14. Parqueaderos, reporte a la administración, cuando observe enceres, tales como. Muebles, electrodomésticos, maquinaria, repuestos, colchones,  escombros, juguetes, llantas, etc., y en especial materiales inflamables y explosivos

15. Está prohibido sobrepasar los límites de cada estacionamiento al parquear, por lo que deben respetar las líneas de demarcación establecidas

16. No está autorizado el parqueo de vehículos y motos en zonas o áreas que no hayan sido demarcadas o asignadas para tal fin.

17. Los residentes no deben realizar arreglos locativos, mejoras, hacer instalaciones eléctricas en las zonas comunes de parqueo

 

Medidas de prevención

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Señor vigilante, Actúe ante cualquier actividad sospechosa. Ser prevenido es la mejor estrategia para disminuir la inseguridad.

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1. Si escucha ruidos extraños, vidrios, rotos, perros que ladran insistentemente, disparos...

2. Si  escucha gritos o a alguien solicitando ayuda...

3. Si nota la presencia de individuo circulando a pie o en áreas  comunes...

4. Si nota que entra o sale agua de un apartamento, humo por debajo del mismo...

5. Si ve a una persona que corre cargando elementos electrodomésticos...

6. Si observa personas desconocidas instaladas en los alrededores del conjunto  o personas que merodean en cualquier horario el perímetro...

7. Si observa motociclistas circulando en contra vía, por las aceras del conjunto  en el parque y anden públicos...

8. Si observa que desde un vehículo se baja personas sospechosas y se dirigen al conjunto

9. Si encuentra algún bulto o paquete abandonado en áreas comunes...

10. Si escucha golpes contundentes al interior de un apartamento…

11. Si escucha niños al interior de los apartamentos, llorando, gritando…

12. Si observa persona agrediendo la chapa de un apartamento…

13. Si encuentra personas alrededor de un vehículo de residente…

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Señor vigilante! Recuerde que solo seremos mejores en la medida en que usted cumpla con las consignas establecidas por seguridad Apolo Ltda.

 

Dado en Bogotá DC., a los 30 días del mes de octubre   de 2019.