Puntos de control del conjunto Residencial, bajo custodia de la vigilancia:

 

1. Portería: entrada y salida de residentes, visitantes y vehículos.

2. Oficina de administración: cuidado de equipos de oficina.

3. Áreas de mantenimiento: motobombas, chut, planta eléctrica.

4. Áreas sociales y recreativas.

5. Parqueaderos internos

6. Depósitos.

7. Terrazas.

8. Ascensores.

9. Escaleras.

10. Parte periférica del conjunto.

 

1. Atención servicio al cliente, comportamiento del vigilante.

 

1. La sonrisa es la forma universal de decir ¡bienvenido¡

2. Saludar correctamente

3. Levantarse de la silla, es un gesto de cortesía y respeto

4. Con tono de voz cariñoso y cordial se dirige a la persona por su nombre, usa palabras como señor, señora, doctor, doctora, joven, señorita, y evita tutear

5. No interrumpe a la persona cuando habla

6. Un gesto de cortesía es abrir la puerta manualmente a discapacitado y/o personas de mayor edad que ocupan sus manos con talegos u otros elementos

 

DESCRIPCION.

 

1.  PROTOCOLO DE OPERACIÓN  RESIDENCIAL

 

FUNCIONES DEL COORDINADOR  DE GRUPO

 

Objetivo

Controla y verifica que el puesto de vigilancia asignado cumpla con todos los requerimientos técnicos y operativos y que los servicios de vigilancia se ejecuten correctamente.

 

FUNCIONES

 

1. Brindar una buena atención a los residentes y/o particulares

2. Manejar los conflictos que se presenten en la unidad por varios factores tener una buena recepción de las quejas, debe ser una labor muy efectiva a través de los diferentes medios existentes con la administración, no se puede quedar una queja sin atención.

3. Es el enlace de comunicación directa entre la administración y Seguridad Apolo Ltda.

4. Antes de recibir su turno, verifique y entérese de: Consignas y razones dejadas por la administración y/o residentes

5. Desempeña  las funciones de coordinador con profesionalismo y lealtad a la empresa

6. Verifica que los relevos se hagan puntuales en todos los puestos de vigilancia

7. Controla la presentación personal de los guardas de seguridad durante el servicio.

8. Pasa revista al guarda de seguridad en servicio y hace las anotaciones de la misma en el libro de minuta

9. Recibe el servicio en el lobby de la recepción, donde debe apoyar y controlar  en horas picos que personas particulares tales como: visita, contratista, empleadas, domicilios, empresas públicas, etc., se ingresen a la unidad residencial sin ser anunciados.

10. Previene que personas ingresen al conjunto sin utilizar la huella dactilar

11. Previene que ingresen personas tras otras, utilizando la modalidad delictiva como el trencito.

12. Informa oportunamente a la empresa/supervisor/administración, sobre cualquier novedad que se presente y hace el informe correspondiente  una vez finalizado su turno.

13. Revisa armamento, comunicaciones e intendencia a los vigilantes en los puestos  de trabajo

14. Verifica diariamente que los equipos y armamento  sean correctamente utilizados

15. Debe mantener a la administración enterada de las novedades ocurridas al interior de la copropiedad durante su turno laboral y dejar registro de todas ellas en la minuta administrativa

16. Da instrucción y recuerda permanentemente a los guardas de seguridad las funciones, órdenes y medidas de seguridad, emitidas por el director de operaciones y supervisores

17. Mantiene informado al supervisor de servicio de las novedades e irregularidades que se presenten en los puestos durante su turno de trabajo

18. Mantiene en buen funcionamiento el material de comunicaciones y elementos asignados para la prestación del servicio en el puesto

19. Controla que los guardas de seguridad porten los documentos de identificación y  afiliaciones a seguridad social (carnet)

20. Para atención de incidente o hecho que requiera la presencia del coordinador, al interior de la unidad residencial, llamará al recorredor de turno quien lo debe remplazar en el lobby durante su ausencia por tratarse de una situación especial

21. Exigir a los vigilantes el cumplimiento de los protocolos de seguridad y hacer cumplir el reglamento interno de la copropiedad

22. Informar de inmediato al Coap de Seguridad Apolo/ supervisor, toda vez que ocurra novedad tales como, hurto, novedades presentadas con vehículos, incidentes, etc.,

23. El coordinador debe ser modelo de ejemplo ante sus compañeros, velar por la disciplina de su grupo, además de mantenerlos informados de las novedades ocurridas en la copropiedad

24. Informar al supervisor los problemas de convivencia dentro del grupo de vigilancia, si se llegare a presentar, para que se tomen las acciones correctivas y disciplinarias

25. El coordinador de grupo no está autorizado para dar permiso a los vigilantes, hacer cambios de turnos en la programación o entre compañeros,  salvo si lo autoriza el supervisor/empresa a través del Coap

26. El coordinador de grupo debe alertar a los vigilantes cuando sea informado de la activación de una alarma en cualquiera de los apartamentos, realizar una inspección cautelar del área afectada por dicha alarma, llame a la policía del cuadrante de ser necesario

27. Cuando reciba una llamada vía citofono, teléfono, de un residente reportando ruidos extraños, golpes, en cualquier horario, debe ir hasta el lugar y asegurarse  que no está pasando nada extraño al interior del apartamento

28. Tener en cuenta que los relevos de almuerzo, comida, los debe hacer el vigilante antiguo/ coordinador de grupo  en el horario indicado

29. Informar de inmediato a la administración fallas presentadas en los equipos tales como; motobombas, ascensores, cerca eléctrica, alarmas perimetrales, puertas, estaciones, etc.,

30. Revisa y controla el ingreso, salida, de bolsos, maletas, morrales,  a visitante, empleadas, contratistas, etc., sin excepción

31. Coordina  el ingreso y salida de trasteos previamente mente autorizada por la administración

32. Tener especial atención si observa una empleada hablando por celular en actitud sospechosa, nerviosa abórdela pregúntele que si esta inducida por alguna modalidad delictiva, se podría tratar de una llamada millonaria

33. Para el servicio nocturno el coordinador al igual recibe el servicio de 17:00 p.m. seguridad en el lobby de la recepción hasta las 20:00 horas,  apoyando y controlando que nadie se filtre en medio de los residentes

34. hacer rondas paródicas durante la noche en las torres, áreas comunes, y perimetrales verificando novedades

35. Tener pleno conocimiento de la ubicación de equipos  y  sistemas de seguridad, llaves de la luz, agua, gas, etc., para oportuna y adecuada atención en caso de emergencia

36. Para ingreso de personal de servicios públicos o privados (deberán ir) acompañados por el personal de seguridad. A estos empleados se les solicitará la identificación de la empresa respectiva y deberá quedar consignado en la bitácora de la portería

 

1. Protocolos internos de administración.

   1. Señor vigilante, tenga en cuenta que el conducto regular en la copropiedad es  la administración para la toma de decisiones

   2. El vigilante no debe contrariar ni pasar por encima de las órdenes, y consignas impartidas por la administración

   3. Toda novedad que se presente en la unidad, la primera en conocerla es la administración y seguridad Apolo.

   4. Está prohibido que los vigilantes tomen decisiones administrativas

   5. Reaccione y transmita a la administración los reportes de los residentes, sobre daños e irregularidades de índole física o moral que presenten las unidades privadas o en zonas comunes, deje registro completo en el libro de administración.

   6. Avise cuando detecte trabajos que afecten la fachada como: instalaciones de antenas, techos, instalaciones eléctricas, etc. Para lo cual requiere la autorización de la administración.

   7. Las personas que viven en la unidad sometido al régimen de propiedad horizontal deben cumplir las normas y reglas, en caso de no hacerlo pueden ser sancionadas.

   8. Los parqueaderos de visitantes, deben tener un control, anotando los vehículos que de manera arbitraria pernotan sin el aval de la  administración.

2. Protocolo de actuación en caso de emergencia en ascensores con persona atrapadas en su interior.

 

¿Qué debe hacer el vigilante de acuerdo a la ley,  SG - SST?

 

1. Al recibir el aviso, ante una parada o una avería del ascensor existiendo personas atrapadas en su interior, estaremos ante una situación de emergencia en el que se deberán tomar medidas rápidas y eficaces.

2. En primer lugar, el vigilante procederá hablar con la persona que se encuentra en el interior de la cabina, para tranquilizarla e indicarle la atención que se le va prestar, para evitar que entren en pánico o ansiedad

3. posterior a ello, solicite al usuario que por favor informe cuantas personas están adentro; si hay niños, adultos mayores, o mujeres embarazadas

4. una vez se tiene la información, el personal de vigilancia/administración, procederá llamar el servicio técnico quien debe llegar en el menor tiempo posible.

5. el vigilante debe recordándole al usuario del ascensor, que por su seguridad solo el personal técnico tiene la información adecuada para manipular puertas y mover la cabina del ascensor

6. el vigilante, reitera al usuario mantener la calma y atender las recomendaciones, además le solicita que no vaya a proceder por su propia cuenta ni a mover el techo del ascensor, forzar la puerta, o realizar un procedimiento inadecuado, ya que esto podría ocasionar cambio de la situación técnica presentada o acentuar alguna condición insegura.

7. Manejar en el usuario el agobio de la claustrofobia, vértigo del miedo a las alturas.

 

¿Qué no debe hacer el vigilante?

 

1. Ir de protagonista a rescatar a los usuarios y/o bajar los tacos de la luz

2. Recibir instrucciones del técnico vía celular, para que rescate los usuarios atrapados

3. Ingresar al cuarto de máquinas a manipular los equipos.

4. Prestar las llaves del ascensor a particular para que rescaten a los usuario

 

POLÍTICA DE CALIDAD DE SEGURIDAD APOLO LTDA.

Desarrollar procesos que brinden beneficios mutuos para las partes interesadas; satisfaciendo las necesidades del cliente por medio de la gestión oportuna de QRS y con personal competente; controlando y  evaluando la operatividad utilizando tecnologías innovadoras; propendiendo por el crecimiento y manejo sostenible del capital; utilizando la gestión de riesgos orientados hacia la mejora y dentro de un marco legal. 

OBJETIVOS DE CALIDAD

1. Prevenir la materialización de hurtos detectando riesgos y amenazas en los esquemas, manteniendo el control operativo por medio de tecnologías innovadoras que generen valor.

2. Garantizar la sostenibilidad a largo plazo asegurando el crecimiento y rentabilidad de la organización.

3. Desarrollar y mantener estrategias de fidelización del cliente y las partes interesadas, satisfaciendo sus necesidades.

4. Lograr una gestión del riesgo satisfactoria.

5. Desarrollar y mantener las competencias del personal.

6. Desarrollar y mantener un excelente control de la inversión y gestión de proyectos.

7. Lograr un buen  nivel de Gestión de la Calidad.

8. Cumplir con la legislación nacional.

Puntos de control del conjunto Residencial, bajo custodia de la vigilancia:

 

1. Portería: entrada y salida de residentes, visitantes y vehículos.

2. Oficina de administración: cuidado de equipos de oficina.

3. Áreas de mantenimiento: motobombas, chut, planta eléctrica.

4. Áreas sociales y recreativas.

5. Parqueaderos internos

6. Depósitos.

7. Terrazas.

8. Ascensores.

9. Escaleras.

10. Parte periférica del conjunto.

 

1. Atención servicio al cliente, comportamiento del vigilante.

 

1. La sonrisa es la forma universal de decir ¡bienvenido¡

2. Saludar correctamente

3. Levantarse de la silla, es un gesto de cortesía y respeto

4. Con tono de voz cariñoso y cordial se dirige a la persona por su nombre, usa palabras como señor, señora, doctor, doctora, joven, señorita, y evita tutear

5. No interrumpe a la persona cuando habla

6. Un gesto de cortesía es abrir la puerta manualmente a discapacitado y/o personas de mayor edad que ocupan sus manos con talegos u otros elementos

 

 

DESCRIPCION.

 

1.  PROTOCOLO DE OPERACIÓN  RESIDENCIAL

 

Ingreso/salida vehículos

 

 

Para residentes.

 

1. Señor vigilante ofrezca a los residentes un servicio de alta calidad en atención y respeto.

2. Todos los residente tiene la obligación de ingresar y/o salir del conjunto haciendo uso de su tarjeta vehicular

3. Los residentes nuevos se deben acercar a la administración para que le entregue su tarjeta vehicular  

4. Los niños menores de 12 años no están autorizados para salir por esta portería, salvo si los padres con carta radicada en la administración lo autorizan.

5. Como el sistema vehicular instalado actualmente se encuentra fuera de servicio, el vigilante debe permitir los ingresos a los residentes haciendo uso y verificación de su listado donde se  relacionan  de vehículos por marca y placa apartamento y parqueadero. Pero ojo…

  

• No abra la puerta sin primero identificarlos

• Observe y verifique que quien ingresa/sale es realmente el residente

• No como cuento si le pitan, hacen cambio de luces, sacan la mano, desde afuera un vehículo identifíquelo primero

• No permita la salida de bicicleta sin primero verificar la identidad de quien la retira.

 

Para particulares

 

1. Señor vigilante, cumpla con el siguiente protocolo obligatorio.

2. Diríjase a las personas con respeto y amabilidad

3. Nunca abra la puerta a persona que no distingue, primero la identifica 

4. le solicita la siguiente información a la persona/particular

 

• El nombre de la persona que realiza la visita

• Apartamento,  al cual se dirige

• Nombre del residente a quien visitará

• La recepción lo anuncia sin excepción al apartamento del residente, para que le autoricen su ingreso, acuérdese que los menores de edad ni la empleada pueden autorizar

• Una vez el residente autoriza su ingreso, le permite le solicita un documento

• Comprueba datos inicialmente suministrados por el visitante

• Lo registra en el libro para visita, le entrega una ficha control visitante y con el marcador anota hora ingreso/salida, apartamento/ torre, la ficha lleva el número de parqueadero donde se debe estacionar

• Cumplido todo lo anterior el visitante puede seguir.

 

 

1. Medidas de seguridad

 

1. Sea amable pero exigente con los controles de seguridad

2. Mantenga la puerta cerrada y no se retire de ella sin ser relevado por el líder

3. No permita la salida/ingreso de residentes a pie por esta portería

4. No permita ingreso/salida de particulares a pie por esta portería solo si están autorizados por la administración

5. Única mente y exclusivamente ingresan /salen residentes que llevan mascotas si va con acompañante, este debe salir por la portería peatonal sin excepción utilizando su huella dactilar

6. No pueden salir empleadas domésticas por esta portería vehicular

7. No pueden salir bicicletas sin ser controladas y verificadas

8. Los contratistas que están autorizados por la administración de ingresar/salir deben ser requisados, sus bolsos, maletines, mochilas, carretillas, entre otros.

9. No preste parqueaderos a personal que no distingue

10. Evitar que los vehículos sean retirados por personas diferentes a los que habitualmente lo hacen, en este caso pedir la correspondiente autorización y seguir el procedimiento con el residente.

11. Reporte al cuadrante de la policía, vehículos, motos, personas, que se estacionen frente al conjunto en actitud sospechosa, trate en lo posible ver desde la recepción/cámaras las características y placa

12. Hace anunciar sin excepción el ingreso a los apartamentos, de familiares que no residan en el conjunto tales como: La mamá, el papá, hijos, nietos, primos, sobrinos, tíos, suegros, etc., solo si están autorizados con carta por el residente y avalados por la administración  pueden seguir

13. Evita que delincuentes ingresen tras los residentes en vehículos con la modalidad delictiva el trencito ¡como lo logra ¡preguntándole a la persona para donde se dirige!

14. Nunca se distraiga/desconcentre, de sus actividades de seguridad en la portería, la delincuencia lo puede vulnerar

15. No permita que vehículos particulares obstruyan la vía ingreso/salida del conjunto, dirija la circulación de vehículos si ve necesario.

16. No permita salida/ingreso de trasteos sin la validación de la administración

 

 

POLÍTICA DE CALIDAD DE SEGURIDAD APOLO LTDA.

Desarrollar procesos que brinden beneficios mutuos para las partes interesadas; satisfaciendo las necesidades del cliente por medio de la gestión oportuna de QRS y con personal competente; controlando y  evaluando la operatividad utilizando tecnologías innovadoras; propendiendo por el crecimiento y manejo sostenible del capital; utilizando la gestión de riesgos orientados hacia la mejora y dentro de un marco legal. 

OBJETIVOS DE CALIDAD

1. Prevenir la materialización de hurtos detectando riesgos y amenazas en los esquemas, manteniendo el control operativo por medio de tecnologías innovadoras que generen valor.

2. Garantizar la sostenibilidad a largo plazo asegurando el crecimiento y rentabilidad de la organización.

3. Desarrollar y mantener estrategias de fidelización del cliente y las partes interesadas, satisfaciendo sus necesidades.

4. Lograr una gestión del riesgo satisfactoria.

5. Desarrollar y mantener las competencias del personal.

6. Desarrollar y mantener un excelente control de la inversión y gestión de proyectos.

7. Lograr un buen  nivel de Gestión de la Calidad.

8. Cumplir con la legislación nacional.

 

Dado en Bogotá, a los 19 días del mes de julio de 2019

Puntos de control del conjunto Residencial, bajo custodia de la vigilancia:

 

1. Portería: entrada y salida de residentes, visitantes y vehículos.

2. Oficina de administración: cuidado de equipos de oficina.

3. Áreas de mantenimiento: motobombas, chut, planta eléctrica.

4. Áreas sociales y recreativas.

5. Parqueaderos internos

6. Depósitos.

7. Terrazas.

8. Ascensores.

9. Escaleras.

10. Parte periférica del conjunto.

 

1. Atención servicio al cliente, comportamiento del vigilante.

 

1. La sonrisa es la forma universal de decir ¡bienvenido¡

2. Saludar correctamente

3. Levantarse de la silla, es un gesto de cortesía y respeto

4. Con tono de voz cariñoso y cordial se dirige a la persona por su nombre, usa palabras como señor, señora, doctor, doctora, joven, señorita, y evita tutear

5. No interrumpe a la persona cuando habla

6. Un gesto de cortesía es abrir la puerta manualmente a discapacitado y/o personas de mayor edad que ocupan sus manos con talegos u otros elementos

 

DESCRIPCION.

 

1.  PROTOCOLO DE OPERACIÓN  RESIDENCIAL

 

FUNCIONES DEL RECORREDOR DE SOTANOS

 

1. Antes de recibir su turno, verifique y entérese de: consignas dejadas por el coordinador/administración  

2. Planilla los vehículos de los parqueaderos

3. Bicicletero, se encarga de realizar la apertura puerta bicicletro todas vez que sea requerido por el residente, lleva la planilla y entrega la ficha de control

4. Cuarto de bombas, inspecciona la bomba durante su turno verificando el funcionamiento del motor si nota ruido diferente avise al coordinador.

5. Planta eléctrica, le pasa revista e inspección del funcionamiento si escucha ruido inadecuado informe a la administración.

6. El vigilante dentro de sus rondas debe revisar el estado del alumbrado en los niveles  de sótanos

7. Verificar que los vehículos queden bien estacionados y ocupen el lugar asignado, reportar a la administración los que estén mal estacionado para gestión administrativa y correctivos

8. Depósitos, pase revista todos los días a los depósitos verificando la seguridad de sus cerraduras/candados, haga un inventario por minutas de cuantos tienen novedades, repórtelos a la administración

9. Evitar que los menores de edad monten en cicla, patines, jueguen o permanezcan en el interior del parqueadero y/o sótano, por razones de seguridad para ellos

10. Hace seguimiento a personas que le parezcan sospechosas en áreas de los sótanos y áreas comunes, los aborda si no las distingue llama a la portería para validar en la base de equipo para identificarlas.

11. Escombros, este muy pendiente que contratistas y/o residentes no los arrojen al chut, así como madera por remodelaciones en los apartamentos

12. Realizar acompañamientos de empresas de servicios públicos para la toma de consumo sin descuidar o dejarlos solos.

13. Inspeccionar los vehículos propiedad de residentes, de observar novedades tales como; rayones, abolladuras, abiertos, chocados, etc., se debe tomar un registro de fotografía con el celular de Apolo ID, registro que será  visto por la administración desde la plataforma

14. Si escucha que a un vehículo se le activo la alarma, debe acercarse de inmediato. Si encuentra personas alrededor ajenas al propietario abórdelas verifique el estado del vehículo que no haya sido violentado

15. Informe a la administración cuando observe luminarias fundidas, dispositivos electrónicos presentado fallas, humedades, goteras, basuras, problemas en los equipos de aguas negras

16. Si escucha que a un vehículo se le activo la alarma, debe acercarse de inmediato. Si encuentra personas alrededor ajenas al propietario abórdelas verifique el estado del vehículo que no haya sido violentado

17. Informar a la administración el ingreso y parqueo de remolques, acoplado, tráiler o vehículo no motorizado; que es arrastrado y dirigido por otro vehículo

18. Evitar que los residentes en sus vehículos obstruyan las zonas comunes, puertas, zonas de circulación y demás áreas comunes de manera que se dificulte el cómodo acceso de las personas

19. Parqueaderos, reporte a la administración, cuando observe enceres, tales como. Muebles, electrodomésticos, maquinaria, repuestos, colchones,  escombros, juguetes, llantas, etc., y en especial materiales inflamables y explosivos

20. Está prohibido sobrepasar los límites de cada estacionamiento al parquear, por lo que deben respetar las líneas de demarcación establecidas

21. No está autorizado el parqueo de vehículos y motos en zonas o áreas que no hayan sido demarcadas o asignadas para tal fin.

22. Los residentes no deben realizar arreglos locativos, mejoras, hacer instalaciones eléctricas en las zonas comunes de parqueo

23. Utilice la bicicletas de seguridad para agilizar los recorridos en los niveles de sótanos

 

1. Protocolos internos de administración.

   1. Señor vigilante, tenga en cuenta que el conducto regular en la unidad es  la administración para la toma de decisiones

   2. El vigilante no debe contrariar ni pasar por encima de las órdenes, y consignas impartidas por la administración

   3. Toda novedad que se presente en la unidad, la primera en conocerla es la administración y seguridad Apolo.

   4. Está prohibido que los vigilantes tomen decisiones administrativas

   5. Reaccione y transmita a la administración los reportes de los residentes, sobre daños e irregularidades de índole física o moral que presenten las unidades privadas o en zonas comunes, deje registro completo en el libro de administración.

   6. Avise cuando detecte trabajos que afecten la fachada como: instalaciones de antenas, techos, instalaciones eléctricas, etc. Para lo cual requiere la autorización de la administración.

   7. Las personas que viven en la unidad sometido al régimen de propiedad horizontal deben cumplir las normas y reglas, en caso de no hacerlo pueden ser sancionadas.

   8. Los parqueaderos de visitantes, deben tener un control, anotando los vehículos que de manera arbitraria pernotan sin el aval de la  administración.

 

1. Protocolo de actuación en caso de emergencia en ascensores con persona atrapadas en su interior.

 

¿Qué debe hacer el vigilante de acuerdo a la ley,  SG - SST?

 

1. Al recibir el aviso, ante una parada o una avería del ascensor existiendo personas atrapadas en su interior, estaremos ante una situación de emergencia en el que se deberán tomar medidas rápidas y eficaces.

2. En primer lugar, el vigilante procederá hablar con la persona que se encuentra en el interior de la cabina, para tranquilizarla e indicarle la atención que se le va prestar, para evitar que entren en pánico o ansiedad

3. posterior a ello, solicite al usuario que por favor informe cuantas personas están adentro; si hay niños, adultos mayores, o mujeres embarazadas

4. una vez se tiene la información, el personal de vigilancia/administración, procederá llamar el servicio técnico quien debe llegar en el menor tiempo posible.

5. el vigilante debe recordándole al usuario del ascensor, que por su seguridad solo el personal técnico tiene la información adecuada para manipular puertas y mover la cabina del ascensor

6. el vigilante, reitera al usuario mantener la calma y atender las recomendaciones, además le solicita que no vaya a proceder por su propia cuenta ni a mover el techo del ascensor, forzar la puerta, o realizar un procedimiento inadecuado, ya que esto podría ocasionar cambio de la situación técnica presentada o acentuar alguna condición insegura.

7. Manejar en el usuario el agobio de la claustrofobia, vértigo del miedo a las alturas.

 

¿Qué no debe hacer el vigilante?

 

1. Ir de protagonista a rescatar a los usuarios y/o bajar los tacos de la luz

2. Recibir instrucciones del técnico vía celular, para que rescate los usuarios atrapados

3. Ingresar al cuarto de máquinas a manipular los equipos.

4. Prestar las llaves del ascensor a particular para que rescaten a los usuario

 

POLÍTICA DE CALIDAD DE SEGURIDAD APOLO LTDA.

Desarrollar procesos que brinden beneficios mutuos para las partes interesadas; satisfaciendo las necesidades del cliente por medio de la gestión oportuna de QRS y con personal competente; controlando y  evaluando la operatividad utilizando tecnologías innovadoras; propendiendo por el crecimiento y manejo sostenible del capital; utilizando la gestión de riesgos orientados hacia la mejora y dentro de un marco legal. 

OBJETIVOS DE CALIDAD

1. Prevenir la materialización de hurtos detectando riesgos y amenazas en los esquemas, manteniendo el control operativo por medio de tecnologías innovadoras que generen valor.

2. Garantizar la sostenibilidad a largo plazo asegurando el crecimiento y rentabilidad de la organización.

3. Desarrollar y mantener estrategias de fidelización del cliente y las partes interesadas, satisfaciendo sus necesidades.

4. Lograr una gestión del riesgo satisfactoria.

5. Desarrollar y mantener las competencias del personal.

6. Desarrollar y mantener un excelente control de la inversión y gestión de proyectos.

7. Lograr un buen  nivel de Gestión de la Calidad.

8. Cumplir con la legislación nacional.

Dado en Bogotá, a los 19 días del mes de julio de 2019

Puntos de control del conjunto Residencial, bajo custodia de la vigilancia:

 

1. Portería: entrada y salida de residentes, visitantes y vehículos.

2. Oficina de administración: cuidado de equipos de oficina.

3. Áreas de mantenimiento: motobombas, chut, planta eléctrica.

4. Áreas sociales y recreativas.

5. Parqueaderos internos

6. Depósitos.

7. Terrazas.

8. Ascensores.

9. Escaleras.

10. Parte periférica del conjunto.

 

1. Atención servicio al cliente, comportamiento del vigilante.

 

1. La sonrisa es la forma universal de decir ¡bienvenido¡

2. Saludar correctamente

3. Levantarse de la silla, es un gesto de cortesía y respeto

4. Con tono de voz cariñoso y cordial se dirige a la persona por su nombre, usa palabras como señor, señora, doctor, doctora, joven, señorita, y evita tutear

5. No interrumpe a la persona cuando habla

6. Un gesto de cortesía es abrir la puerta manualmente a discapacitado y/o personas de mayor edad que ocupan sus manos con talegos u otros elementos

 

DESCRIPCION.

 

1.  PROTOCOLO DE OPERACIÓN  RESIDENCIAL

 

RELEVO DE TURNO.

 

1. Antes de recibir su turno, verifique y entérese de:

2. Consignas y razones dejadas por la administración y/o residentes

3. Anotaciones y novedades registradas en el libro de Administración y Minuta

4. Correspondencia pendiente por entregar

 

CONTROL ACCESO PEATONAL

 

Para residentes.

 

1. Todos los residente tiene la obligación de ingresar y/o salir del conjunto haciendo uso de su  huella dactilar

2. Los residentes que su huella no se reconocida por el sistema biométrico o tenga problemas dactilares, se debe acercar a la administración para que le sea verificado su caso o se le entregue una tarjeta magnética.

3. Los residentes nuevos se deben acercar a la administración para que le sea registrada su huella   

4. Los niños menores de 12 años no están autorizados para tener la huella dactilar registrada por medidas de seguridad, salvo si los padres con carta radicada en la administración lo autorizan.

 

Medidas de seguridad

 

1. No realiza apertura de la puerta a personas que no utilicen  la huella

2. Si la persona manifiesta que es residente identifíquelo primero con la base de datos del conjunto, y si no aparece relacionado consulte con la administración

3. No permita que ingrese persona, tras otra sin colocar su huella, todo residente debe utilizar su huella o tarjeta por medidas de seguridad, evitando la modalidad delictiva conocida con el trencito

 

Para particulares (son todas las personas que no viven en la unidad)

 

Control ingreso/salida.

Solicita la siguiente información personal.

 

• Nombre de la persona que realiza la visita.

• Apartamento  al cual se dirige.

• Nombre del residente a quien visitará

• Lo anuncia sin excepción al apartamento del residente, para que autoricen su ingreso, acuérdese que los menores de edad ni la empleada lo pueden hacer

• Una vez el residente autoriza su ingreso, solicita un documento.

•  Comprueba datos inicialmente suministrados por el visitante.

• lo registra en el libro de control visitas

• le devuelve el documento de identificación al visitante y posterior a ello, Permite el ingreso del visitante y lo orienta a su lugar de destino

 

Medidas de seguridad.

 

1.  Nunca abre la puerta a persona que no distingue

2. OBLIGATORIAMENTE utiliza el citofono portero externo para atender a todo particular

3. No permita el ingreso de la persona hasta no ser anunciados y autorizados por el residente

4. Controla el ingreso y salida de visitantes, empleadas doméstica, contratista, empresas públicas, domicilios que llegan a la unidad

5. No autoriza ingreso, ni salida de trasteo, sin el aval de la administración 

6. Anuncia sin excepción el ingreso a los apartamentos, de familiares que no residan en el conjunto tales como: La mamá, el papá, hijos, nietos, primos, sobrinos, tíos, suegros, etc., solo si están autorizados por el residente pueden seguir.

7. No reciba de manera directa, llaves de aptos y/o vehículos, así como tampoco dinero de los residentes y/o visitas en efectivo por cualquier concepto.

8. Haga uso los dispositivos electrónicos externos tales como. Citófonos, cámaras, sistemas vehiculares, instalados como medios de apoyo a la seguridad del conjunto. 

9. Vigila, mediante las cámaras de seguridad, por la integridad de los residentes, y por el buen uso de las zonas comunes.

10. Revise todo paquete, bolsa y/o maletín, a la salida de empleados y contratistas

11. No facilite llaves de áreas restringidas, de equipos, cuarto de máquinas, equipos de bombeo y/o tableros eléctricos a personal no autorizado por la administración.

 

1. Control ingreso/salida contratistas Colpatria

 

Responsabilidad del Contratista

 

1. Cumplir con el horario laboral establecido para ingreso/salida

2. Presentar a la administración el listado de las personas que van a laborar al interior del conjunto, donde se adjunte nombre completo, Numero de cedula, Cargo, Área

3. Presentar a la administración pago puntual de parafiscales mensuales de los contratistas

4. Elaborar un carnet a cada uno de sus funcionario que lo acredite como tal, y es responsabilidad del contratista retirarlo si el funcionario dejo de laborar con la firma para evitar ingreso no autorizado a la unidad

5. El personal contratista debe estar plena mente uniformado e identificado con un chaleco reflectivo al interior de la unidad para que la vigilancia haga efectivo su control

6. Es responsabilidad del contratista tener afiliado a EPS,AFP, Riesgos laborales y ser posible  Seguro de vida , requisito indispensable para poder ingresar a laboral a la unidad residencial

7. El personal contratista debe tener un cuarto y/o deposito bajo llave, en donde dejar guarda y seguras sus herramientas, maquinarias, entre otros, la administración ni la empresa de seguridad se hace responsable de elementos dejados olvidados en áreas comunes

8. El ingeniero responsable del proyecto, debe designar una persona que realice la apertura y cierre del lugar que se le asigne para guardar sus elementos de trabajo antes mencionados

9. El personal contratista no podrá dejar escombros, maquinarias, elementos de construcción, basuras, obstruyendo parqueaderos, vías, y mucho menos la movilidad al interior del conjunto

10. No se permite que los contratistas se cambien de ropa en áreas no autorizadas por la administración  dentro del conjunto residencial

11. El personal contratista no deberá faltar al respeto de forma obscena a las residentes, empleadas, visitantes, So pena de ser retirado del conjunto  inmediatamente

12. El personal contratista no debe deambular por áreas del conjunto donde no esté autorizado, de ser sorprendido por la vigilancia será retirado de la unidad residencial

13. Personal contratista que sea sorprendido en los controles de vigilancias con elementos hurtados será puesto inmediatamente a disposición de las autoridades policiales del cuadrante

14. Contratista que sea sorprendido por el personal de vigilancia deambulando en actitud sospechosa y con intensión de ingresar a los apartamentos será puesto a disposición de la policía y su ingreso queda restringido a la unidad residencial

15. Todo el personal contratista debe tomar sus alimentos, en el área autorizada  por la administración 

16. El responsabilidad del contratista tener su plan de emergencia y primeros auxilios, para el caso en que se produzca un accidente laboral de algún funcionario sea atendido

17. Está prohibido riñas, discusiones, gritos de contratistas al interior del conjunto residencial

18. El contratistas, para trabajos en alturas deben presentar a la administración su protocolo de acuerdo a la resolución 1409 de 2012 establece el reglamento de seguridad para protección contra caída en trabajos en alturas

 

 

1. Control ingreso de empleadas

 

Las empleadas del servicio doméstico para ingresar a laborar a los apartamentos del conjunto, deben cumplir con los siguientes requisitos.

 

1. La empleada debe estar autorizada por el residente

2. el residente debe diligenciar el formato administrativo con los  datos personales de la empleada, para que sea entregado a la vigilancia como procedimiento de control

3. el vigilante debe anunciar toda empleada sin excepción al apartamento donde labore

4. el vigilante debe hacer control de requisa a toda empleada sin excepción de, bolsos, maletas, paquete, mochilas, etc., cumpliendo con los lineamientos de la ley, es la empleada quien debe descartar sobre el mesón de la recepción  los elementos para hacer efectivo el control de requisa.

5. Si el residente no está de acuerdo con los numerales 2.3 y 2.4, debe radicar una carta en la administración señalando que su empleada se le exonere de estos controles bajo su responsabilidad

 

1. Control de domicilio

 

1. No lo deja ingresar al conjunto hasta tanto lo anuncie al apartamento que realizo el pedido, si el residente lo autoriza,  cumpla el siguiente procedimiento:

2. Solicite al domiciliario un carnet o documento que lo identifique.

3. Retenga el documento en la portería hasta la salida del domiciliario del interior del edificio

4. Registre el nombre y los datos requeridos en la planilla control de visitantes.

5. Permanezca atento para que el domiciliario no exagere el tiempo de permanencia al interior del edificio, en caso que esto ocurra, confirme con el residente donde solicitaron el servicio, porqué es la demora.

6. Regrese el documento que retuvo en la portería en el momento de salida del domiciliario y complete el control de visitante con la hora de salida.

7. Confirme con el residente la salida del domiciliario y pregunte si todo se encuentra sin novedad.

8. No permite el ingreso de dos personas con el mismo domicilio y para el mismo apartamento.

9. No permite que el domicilio suba por las escaleras

 

1. Control de la correspondencia.

 

1. Antes de recibir la correspondencia verifique que la dirección coincida. Y no reciba correspondencia de personas que ya no residen en el edificio.

2. Distribúyala en los casilleros correspondientes y haga entrega de la misma, en la medida que ingresan los residentes.

3. Al recibir las suscripciones de prensa y/o revistas, verifique de acuerdo a los listados de suscripciones la cantidad de la misma.

4. Reciba paquetes y/o encomiendas selladas, dejando registro en la guía de entrega la nota RECIBIDO SIN VERIFICAR SU CONTENIDO, en caso de que las encomiendas no sean evacuadas en su totalidad deje registro en minuta de todo paquete pendiente por entregar.

5. Por ningún motivo facilite el sello a los distribuidores de la correspondencia

6. La correspondencia relacionada con entidades del estado como fiscalía, transito, Dian, debe ser entregada de manera prioritaria.

7. No se debe entregar correspondencia a personas ajenas al conjunto sin tener una autorización escrita del propietario, avalada por la administración.

8. No se reciben sobres que en su interior porten dinero con destino apartamentos o personas

 

1. PARA INGRESO A LA TERRAZA -  CUBIERTA

 

1. Mantener siempre la puerta de ingreso bajo llave para que ninguna persona pueda ingresar sin control de la seguridad.

2. Para que una persona pueda ingresar a realizar trabajos o mantenimiento en terrazas y cubiertas, debe tener una autorización de la administración y cumplir mínimo con las normas de seguridad SG. SST. relacionadas a continuación:

• Curso de alturas vigente

• Carne de Arl vigente

• Dispositivos anti caída

• Cinturones diseñados para la sujeción

• Arnés y demás equipos de altura

 

 

1. EQUIPOS ELECTRÓNICOS DE SEGURIDAD

 

Sensores Fotoeléctricos

 

1. Este pendiente de que el sistema esté siempre activado.

2. Cada vez que se presenten activaciones en el sistema, valide la información desde las cámaras y/o solicite al vigilante vehicular verificar e inspeccionar de inmediato de ser necesario el sector 

3. Asegúrese de activar nuevamente el sistema.

 

Sistemas de  video vigilancia (c.c.t.v)

 

1. Ningún vigilante debe saber la clave para bajar grabaciones 

2. El vigilante dentro de sus funciones, deberá estar observando las cámaras instaladas en las áreas comunes de la unidad 

3. Verifique que el sistema de grabación digital se encuentre en modo grabación.

4. Distinguir los diferentes eventos que se pueden presentar al interior y exterior de la unidad.

5. No manipule la configuración de brillo y contraste del monitor del sistema c.c.t.v.

6. Reporte al vigilante de la portería vehicular cualquier situación irregular y/o sospechosa que se esté presentando al interior de la unidad para que llegue al lugar y verifique

7. Si observa desde las cámaras, por la parte externa, es decir en la calle o perímetro de la unidad personas, vehículos, motos, en actitud sospechosa, no dude llame de inmediato al cuadrante de la policía y reporte la situación

8. En caso de fallas del sistema c.c.t.v. reporte de inmediato al Administrador y deje la anotación en la minuta.

 

 

POLÍTICA DE CALIDAD DE SEGURIDAD APOLO LTDA.

Desarrollar procesos que brinden beneficios mutuos para las partes interesadas; satisfaciendo las necesidades del cliente por medio de la gestión oportuna de QRS y con personal competente; controlando y  evaluando la operatividad utilizando tecnologías innovadoras; propendiendo por el crecimiento y manejo sostenible del capital; utilizando la gestión de riesgos orientados hacia la mejora y dentro de un marco legal. 

OBJETIVOS DE CALIDAD

1. Prevenir la materialización de hurtos detectando riesgos y amenazas en los esquemas, manteniendo el control operativo por medio de tecnologías innovadoras que generen valor.

2. Garantizar la sostenibilidad a largo plazo asegurando el crecimiento y rentabilidad de la organización.

3. Desarrollar y mantener estrategias de fidelización del cliente y las partes interesadas, satisfaciendo sus necesidades.

4. Lograr una gestión del riesgo satisfactoria.

5. Desarrollar y mantener las competencias del personal.

6. Desarrollar y mantener un excelente control de la inversión y gestión de proyectos.

7. Lograr un buen  nivel de Gestión de la Calidad.

Cumplir con la legislación nacional.

 

Dado en Bogotá, a los 19 días del mes de julio de 2019

 

Elaborado por:

Puntos de control del conjunto Residencial, bajo custodia de la vigilancia:

 

1. Portería: entrada y salida de residentes, visitantes y vehículos.

2. Oficina de administración: cuidado de equipos de oficina.

3. Áreas de mantenimiento: motobombas, chut, planta eléctrica.

4. Áreas sociales y recreativas.

5. Parqueaderos internos

6. Depósitos.

7. Terrazas.

8. Ascensores.

9. Escaleras.

10. Parte periférica del conjunto.

 

1. Atención servicio al cliente, comportamiento del vigilante.

 

1. La sonrisa es la forma universal de decir ¡bienvenido¡

2. Saludar correctamente

3. Levantarse de la silla, es un gesto de cortesía y respeto

4. Con tono de voz cariñoso y cordial se dirige a la persona por su nombre, usa palabras como señor, señora, doctor, doctora, joven, señorita, y evita tutear

5. No interrumpe a la persona cuando habla

6. Un gesto de cortesía es abrir la puerta manualmente a discapacitado y/o personas de mayor edad que ocupan sus manos con talegos u otros elementos

​

DESCRIPCION.

 

1.  PROTOCOLO DE OPERACIÓN  RESIDENCIAL

 

FUNCIONES DEL RECORREDOR DE TORRES Y ÁREAS ASOCIADAS

 

1. Al recibir el turno realice un recorrido por el área perimetral y/o cerramiento del conjunto, verifique el estado de la reja/barrotes

2. Verifique también que las cámaras perimetrales no hayan  sido movidas desde la parte externa, además estén funcionando

3. Verifique que la cerca eléctrica esté funcionando y electrificada

4. Haga las anotaciones de la novedades encontradas en la minuta administrativa todos los días

5. Cumpla con el protocolo de administración, en lo que debe hacer el residente, para el uso de las áreas sociales del conjunto (salón social gimnasio, V.I.P, cancha de tenis, baño turco, sauna, otros. Verifique siempre que todas estas áreas se encuentren cerradas y bajo el control de la seguridad.

6. Acompañe siempre a las empresas de servicios públicos (acueducto, condesa, gas natural, otras.)  previa autorización y validación de la vigilante portería recepción.

7. Recorridos por las torres, verifique todos los días cada punto de los extintores. Los gabinetes de emergencia y sus elementos, equipos de contraincendios, otros.,

8. En las torres, verifique el estado de las puertas de entradas, puertas de los aptos, cerraduras, que no estén forzadas con palancas

9. En la noche, revise el alumbrado perimetral, áreas comunes, y el alumbrado al interior de las torres, escriba en la minuta de administración sus recomendaciones de las áreas potencialmente vulnerables, por la falta de alumbrado, también reporte con la ubicación exacta las bombillas que están fundidas para que la administración gestione arreglo.

10. Tenga especial control en los recorridos de personas que ingresan como visitantes, contratistas, trasteos, para que no deambulen por áreas restringidas, comunes.

11. Revise el estados de las cabinas en cada uno de los ascensores deje anotación de cualquier novedad

12. Revise la seguridad en las puertas de ingreso a las terrazas todos los días para evitar que se ingresen personas sin ser controladas

13. Revisa el funcionamiento de las luces de emergencias en las torres

14. Si escucha música en algún apartamento en alto volumen, solicita amablemente que le bajen, si hacen caso omiso informe a la portería/coordinador  para el procedimiento policivo

15. Si observa niños causando daños en áreas comunes informa a los padres y haga la anotación para que la administración tome correctivos

16. Seguimiento a domiciliario al interior de la unidad residencial

17. No se distrae/descuida sus funciones con reuniones en áreas comunes con todero/empleadas.

18. Porte siempre los elementos de dotación y en especial la linterna

 

1. Medidas de prevención

Señor vigilante, Actúe ante cualquier actividad sospechosa. Ser prevenido es la mejor estrategia para disminuir la inseguridad.

1. Si escucha ruidos extraños, vidrios rotos, perros que ladran insistentemente, disparos...

2. Si  escucha gritos o a alguien solicitando ayuda...

3. Si nota la presencia de individuo circulando a pie en áreas comunes ...

4. Si nota que entra o sale agua de un apartamento, humo por debajo del mismo...

5. Si ve a una persona que corre cargando elementos electrodomésticos...

6. Si observa personas desconocidas instaladas en los alrededores del conjunto  o personas que merodean en cualquier horario el perímetro...

7. Si observa motociclistas circulando en contra vía, por las aceras del conjunto  en el parque y anden públicos...

8. Si observa que desde un vehículo se baja personas sospechosas y se dirigen al conjunto

9. Si encuentra algún bulto o paquete abandonado en áreas comunes...

10. Si escucha golpes contundentes al interior de un apartamento…

11. Si escucha niños al interior de los apartamentos, llorando, gritando…

12. Si observa persona agrediendo la chapa de un apartamento…

13. Si encuentra personas alrededor de un vehículo de residente…

14. Si encuentra contratista en un lugar no autorizado

Protocolos internos de administración.

 

1. Señor vigilante, tenga en cuenta que el conducto regular en la unidad es  la administración para la toma de decisiones

2. El vigilante no debe contrariar ni pasar por encima de las órdenes, y consignas impartidas por la administración

3. Toda novedad que se presente en la unidad, la primera en conocerla es la administración y seguridad Apolo.

4. Está prohibido que los vigilantes tomen decisiones administrativas

5. Reaccione y transmita a la administración los reportes de los residentes, sobre daños e irregularidades de índole física o moral que presenten las unidades privadas o en zonas comunes, deje registro completo en el libro de administración.

6. Avise cuando detecte trabajos que afecten la fachada como: instalaciones de antenas, techos, instalaciones eléctricas, etc. Para lo cual requiere la autorización de la administración.

7. Las personas que viven en la unidad sometido al régimen de propiedad horizontal deben cumplir las normas y reglas, en caso de no hacerlo pueden ser sancionadas.

8. Los parqueaderos de visitantes, deben tener un control, anotando los vehículos que de manera arbitraria pernotan sin el aval de la  administración.

 

Protocolo de actuación en caso de emergencia en ascensores con persona atrapadas en su interior.

 

¿Qué debe hacer el vigilante de acuerdo a la ley,  SG - SST?

 

1. Al recibir el aviso, ante una parada o una avería del ascensor existiendo personas atrapadas en su interior, estaremos ante una situación de emergencia en el que se deberán tomar medidas rápidas y eficaces.

2. En primer lugar, el vigilante procederá hablar con la persona que se encuentra en el interior de la cabina, para tranquilizarla e indicarle la atención que se le va prestar, para evitar que entren en pánico o ansiedad

3. posterior a ello, solicite al usuario que por favor informe cuantas personas están adentro; si hay niños, adultos mayores, o mujeres embarazadas

4. una vez se tiene la información, el personal de vigilancia/administración, procederá llamar el servicio técnico quien debe llegar en el menor tiempo posible.

5. el vigilante debe recordándole al usuario del ascensor, que por su seguridad solo el personal técnico tiene la información adecuada para manipular puertas y mover la cabina del ascensor

6. el vigilante, reitera al usuario mantener la calma y atender las recomendaciones, además le solicita que no vaya a proceder por su propia cuenta ni a mover el techo del ascensor, forzar la puerta, o realizar un procedimiento inadecuado, ya que esto podría ocasionar cambio de la situación técnica presentada o acentuar alguna condición insegura.

7. Manejar en el usuario el agobio de la claustrofobia, vértigo del miedo a las alturas.

 

¿Qué no debe hacer el vigilante?

 

1. Ir de protagonista a rescatar a los usuarios y/o bajar los tacos de la luz

2. Recibir instrucciones del técnico vía celular, para que rescate los usuarios atrapados

3. Ingresar al cuarto de máquinas a manipular los equipos.

4. Prestar las llaves del ascensor a particular para que rescaten a los usuario

 

 

POLÍTICA DE CALIDAD DE SEGURIDAD APOLO LTDA.

Desarrollar procesos que brinden beneficios mutuos para las partes interesadas; satisfaciendo las necesidades del cliente por medio de la gestión oportuna de QRS y con personal competente; controlando y  evaluando la operatividad utilizando tecnologías innovadoras; propendiendo por el crecimiento y manejo sostenible del capital; utilizando la gestión de riesgos orientados hacia la mejora y dentro de un marco legal. 

OBJETIVOS DE CALIDAD

1. Prevenir la materialización de hurtos detectando riesgos y amenazas en los esquemas, manteniendo el control operativo por medio de tecnologías innovadoras que generen valor.

2. Garantizar la sostenibilidad a largo plazo asegurando el crecimiento y rentabilidad de la organización.

3. Desarrollar y mantener estrategias de fidelización del cliente y las partes interesadas, satisfaciendo sus necesidades.

4. Lograr una gestión del riesgo satisfactoria.

5. Desarrollar y mantener las competencias del personal.

6. Desarrollar y mantener un excelente control de la inversión y gestión de proyectos.

7. Lograr un buen  nivel de Gestión de la Calidad.

8. Cumplir con la legislación nacional.

 

Dado en Bogotá, a los 19 días del mes de julio de 2019