Vigilante Recepcionista Vehicular

Objetivo Portería Vehicular

​

Establecer las directrices para la óptima prestación del servicio de seguridad contratado por el Conjunto Residencial San Remo II y la empresa de vigilancia Seguridad Apolo Ltda.

Condiciones Generales:

​

Los vigilantes asignados al conjunto residencial San Remo II deben cumplir estrictamente las siguientes recomendaciones.

​

funciones 

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1. Dar la bienvenida o despedida cordial a residentes y visitantes.

   1. Anuncia sin excepción el ingreso a los apartamentos, de familiares que no residan en la unidad tales como: mamá, papá, hijos, nietos, primos, sobrinos, tíos, suegros, etc.,

   2. Restringir el ingreso de personas particulares, familiares, etc., con cartas de autorización aduciendo ser enviados por el residente, inmobiliaria u otro, sin tener previamente la validación del propietario o la Administración.

   3. Restringir la salida de la unidad residencial a niños menores de 12 años, solos, o acompañados de la empleada del servicio, salvo previa autorización escrita de sus padres a través de comunicación con la administración.

   4. El vigilante no recibe autorización de ingreso vía teléfono local o celular de residentes autorizando ingreso de persona a la unidad residencial u apartamento, (aplica para inmobiliarias) toda autorización debe ser avalada por la administración.

   5. Manejo de incidentes en ascensor por avería, la Persona encerrada llamará al citófono de la recepción para su rescate, procedimiento que debe hacer el vigilante.

   6. Realice llamada a la empresa encargada para que envíen el técnico de manera oportuna.

   7. Solicite a la persona que se encuentra atrapada que mantenga la calma.

   8. Dígale que ya viene el servicio de rescate.

   9. Infórmele al todero si se encuentra, direcciónelo al piso dónde quedo retenido el ascensor quién a su vez desde la parte externa maneja el estado emocional de la persona encerrada.

   10. El todero ni el vigilante puede ser protagonista intentando abrir el ascensor para sacar la(s) persona encerrada, debe esperar que lleguen los técnicos responsables.

   11. Reporta inmediatamente al todero cuando los residentes llamen telefónicamente o por citófono a reportar la activación de una alarma en cualquiera de los apartamentos, o cuando reporten ruidos extraños.

   12. Las empleadas del servicio doméstico no deben autorizar ingreso de visitantes, familiares, domicilios, contratistas, salvo si existe una comunicación expedida por el propietario y avalada por la administración.

   13. No suministrar información de tipo personal de residentes bajo ninguna circunstancia, recuerde que la ley 1581 del 2012 nos cohíbe de hacerlo.

   14. Tener especial atención si observa una empleada hablando por celular en actitud sospechosa o nerviosa, abórdela y pregúntele que si está coaccionada por alguna modalidad delictiva. Es posible que se trate de una llamada millonaria.

   15. Revisa y controla el ingreso, salida, de bolsos, maletas, morrales, a visitante, empleadas, contratistas, etc., sin excepción.

   16. Si observa una persona en actitud sospechosa ingresando tras un residente tratando de vulnerar la seguridad, pregúntele al residente si esa persona viene con él o ella, de no ser así reténgalo y le pregunta a quien necesita, si la información suministrada no es acertada retírelo de inmediato de la unidad residencial.

   17. Debe mantener a la administración enterada de las novedades ocurridas al interior de la copropiedad durante su turno laboral y dejar registro de todas ellas en la minuta administrativa.

   18. Mantiene informado al supervisor de servicio de las novedades e irregularidades que se presenten en los puestos durante su turno de trabajo.

   19. Informar de inmediato a la administración fallas presentadas en los equipos tales como; motobombas, ascensores, cerca eléctrica, alarmas perimetrales, puertas, estaciones, etc.,

   20. Al activarse la alarma de la cerca eléctrica se debe alertar a su compañero vía radio o celular y al todero si se encuentra, quien debe realizar una inspección cautelar por todo el perímetro, si observan alguna anomalía en la cerca, llamar a la policía del cuadrante y al Coap de seguridad Apolo solicitando apoyo.

   21. Tener pleno conocimiento de la ubicación de equipos y sistemas de seguridad, llaves de cuartos de luz, agua, gas, etc., para oportuna y adecuada reacción en caso de emergencia.

   22. Para control de vehículos de propietarios el vigilante antes de abrir la puerta debe estar completamente seguro que quien ingresa o sale de la unidad es realmente el residente.

   23. Controla el ingreso y salida de trasteos previamente autorizado por la administración.

   24. Tomar los datos personales con número de cédula del conductor y sus funcionarios una vez se les permita ejecutar el trasteo.

   25. Hacer cumplir que el ingreso de los enceres se haga exclusivamente por el área establecida.

   26. Cerrar la puerta una vez termine el trasteo, inspeccionar el área verificando que no hayan causado daño en áreas comunes durante el mismo

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Entrega de Correspondencia y Paquetes

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1. ​No está permitido a los residentes, acceder indebidamente a las casillas de correspondencia ubicados en la portería, ni reclamar la correspondencia del vecino.

2. ​Siempre que la entregue debe solicitar que firme en la minuta, como prueba de entrega. Registrar en la fecha y hora de llegada y entrega Si la persona se negara a firmar o la firma no es clara o no firma por pandemia, usted diligencie el nombre de quien recibe
3. La correspondencia con requerimiento judicial o alguna observación de carácter urgente, se debe notificar de manera inmediata al apartamento. Si no hay nadie a quien entregarla, deben informar a la administración para que contacte al destinatario y dejar consigna en minuta.
4. No se reciben sobres que en su interior porten dinero con destino apartamentos.
5. No se debe entregar correspondencia a personas ajenas a la unidad residencial sin tener una autorización escrita del propietario, y avalada por la administración.
6. Los recibos de servicios públicos, Impuesto Predial, Avalúos, deben registrarse en el libro destinado para tal fin y estar pendientes de entregarlos a la llegada de propietarios y/o residentes o empleados encargados autorizados.
7. Si pasan más de 4 días hábiles de radicados los recibos de servicios públicos, Impuesto Predial, Avalúos, y no son reclamados por los propietarios, se debe informar a la Administración, para que se pueda tomar contacto con los propietarios o residentes que pueden estar ausentes, de tal forma que no se vean perjudicados por vencimientos.
8. Cuando se reciben paquetes se deben radicar como cualquier otra correspondencia y se debe informar de manera inmediata al inmueble al cual va dirigida.
9. Si un residente deja un paquete para ser entregado a otra persona, interna o externa, se debe registrar en minuta con día, hora y recomendaciones dejadas por el residente.  De igual manera cualquier movimiento del mismo como entrega o retorno debe quedar consignada para tener el seguimiento hasta que llegue al destino final que el residente ha indicado.
10. No se recibe correspondencia en esta portería, debe enviar al mensajero a la portería peatonal para su radicación.

11. Una vez radicada la correspondencia debe ubicarse en el casillero para ser entregada a su destinatario o persona autorizada por el residente.

12. Se debe relacionar toda correspondencia que llega durante su jornada laboral en la minuta de correspondencia

​Control Empleadas de Servicio Doméstico y Mantenimiento

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1. Para permitir el ingreso de una empleada, contratista debe haber una carta de autorización expedida por el residente, donde estén relacionados los datos personales, además de ser avalada por la administración.

2. ​Los residentes deben anunciar y autorizar al guarda de la recepción la salida de elementos obsequiados a las empleadas. La autorización debe registrarse en minuta.
3. Tanto al ingreso como a la salida, se deben revisar bolsos, morrales, maletas. Si es necesario esa persona debe descartar sobre su escritorio, los elementos que lleve dentro.
4. Para que un trabajador pueda sacar cualquier elemento del conjunto, debe tener autorización del residente. Ningún elemento puede ser retirado con autorización de empleadas o menores.

5. Una vez autorizado dicho ingreso se registra en la minuta con nombre completo, numero de cedula extraído desde el documento, numero de apartamento donde va a laborar.

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Para ingreso de visitante y residentes en vehículo

​

1. Portería para usos exclusivo de salida e ingreso vehículos.

2. ​Por este acceso no está permitido el ingreso de domicilio, empresa pública, lo deben direccionar a la portería peatonal, se ara excepción si viene en vehículo.
3. Para ingreso de empleada a la unidad, debe haber una autorización escrita por el residente y avalada por la administración.
4. El visitante debe bajar del vehículo acercarse a la portería y solicitar al vigilante que lo anuncie al apartamento de destino para poder ingresar.
5. El vigilante solicita a recepción que lo anuncien, solo cuando lo autoricen se le permite ingresar, pero antes, se deben tomar sus datos personales, placa del vehículo, hora de ingreso, torre, apto, ubicar en el panorámico una tarjeta o acrílico donde va relacionado el apartamento posteriormente direccionarlo.
6. Se recuerda que el tránsito y circulación de persona a pie por el acceso vehicular está prohibido.
7.  Para visitantes que lleguen a la unidad en bicicleta deben ingresar por la portería vehicular el vigilante realiza el control de acceso, dejando anotación en la minuta destinada para este procedimiento debe anotar día, mes, año, hora ingreso, apto, torre, características de la bicicleta, avisar donde la puede ubicar si es ajeno a la unidad residencial.
8. Es de obligatorio cumplimiento exigir a los residentes cuando salen en bicicleta presentar la ficha según el control que se viene implementando para estos rodantes.

9. Para ingreso de visitante a la unidad residencial por esta portería el vigilante debe llamar primero a su compañero de portería recepción vía citófono, o radio, suministrando nombre completo de la persona, número de apartamento, torre, solo cuando su compañero le autorice puede dejar seguir.

Ingreso a la Terraza - Cubierta

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1. Para que una persona pueda ingresar a realizar trabajos o mantenimiento en terrazas y cubiertas, debe tener una autorización de la administración y cumplir mínimo con las normas de seguridad relacionadas a continuación:

• Curso de alturas vigente.

• Carne de Arl vigente

• Dispositivos anti caída

• Cinturones diseñados para la sujeción

• Arnés y demás equipos de altura

​

Prohibiciones

​

1. Los vigilantes deben evitar hacer corrillos, conversar con empleadas, empleados, jardineros toderos, durante su servicio y dedicarse a su labor de vigilancia y control de la copropiedad.

2. Se prohíbe el uso de dispositivos móviles o similares personales (acceso de WhatsApp, Facebook, u otro tipo de páginas sociales) durante la jornada laboral.

3. No hay autorización de recibir llaves de apartamento, ni dinero.

4. Los baños del Salón Social son para uso exclusivo de residentes de la unidad.

5. Realizar actividades de reciclaje, bajo ninguna circunstancia, ni guardar elementos en el cuarto de bombas, eléctricos, o abajo de las escaleras.

6. Los vigilantes no están autorizados para arrendar parqueaderos ni recibir dinero por concepto del mismos todo debe ser canalizado desde la administración

Vigilante Recepcionista Peatonal

Objetivo Acceso Peatonal Recepción

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1. Establecer las directrices para la óptima prestación del servicio de seguridad contratado por el Conjunto Residencial San Remo y la empresa de vigilancia Seguridad Apolo Ltda.

​

Condiciones Generales:

​

Los vigilantes asignados al conjunto residencial San Remo II deben cumplir estrictamente las siguientes recomendaciones.

​

​Funciones

​

1. Controla el ingreso y salida de personal visitante, contratista, empresas públicas, domicilios que ingresan a la unidad residencial, solo si tienen autorización.

2. Dar la bienvenida o despedida cordial a residentes y visitantes.

3. Anuncia sin excepción el ingreso a los apartamentos, de familiares que no residan en la unidad tales como: mamá, papá, hijos, nietos, primos, sobrinos, tíos, suegros, etc.,

4. Contesta el citófono interno a los residentes con educación dentro de su ambiente laboral menciona su nombre e inicia la conversación (aplica para anunciar particulares).

5. Atender por el citófono externo auxiliar de la recepción todo visitante.

6. Preguntar su nombre.

7. Anunciarlo con el residente.

8. Solo cuando reciba la autorización se le permitirá el ingreso hasta la recepción en donde se le solicitará el documento de identidad.

9. Se registran los datos personales en la minuta destinada para tal fin.

10. Restringir el ingreso de personas particulares, familiares, etc., con cartas de autorización aduciendo ser enviados por el residente, inmobiliaria u otro, sin tener previamente la validación del propietario o la Administración.

11. Restringir la salida de la unidad residencial de niños menores de 12 años, solos, o acompañados de la empleada del servicio, salvo previa autorización escrita de sus padres a través de comunicación con la administración.

12. Los vigilantes recepcionistas deben permanecer alerta de quién entra y quién sale de la unidad residencial no deben estar distraídos.

13. El vigilante no recibe autorización de ingreso vía teléfono local o celular de residentes autorizando ingreso de persona a la unidad residencial u apartamento (aplica para inmobiliarias) toda autorización debe ser avalada por la administración.

14. Manejo de incidentes en ascensor por avería, la Persona encerrada llamará al citófono de la recepción para su rescate, procedimiento que debe hacer el vigilante

15. Solicite a la persona intentar mantener la calma.

16. Dígale que ya viene el servicio de rescate.

17. Infórmele al todero si se encuentra, direcciónelo al piso dónde quedo retenido el ascensor quién a su vez desde la parte externa maneja el estado emocional de la persona encerrada.

18. El todero no puede ser protagonista intentando abrir el ascensor para sacar la(as) persona encerrada, debe esperar que lleguen los técnicos responsables.

19. Reporta inmediatamente al todero cuando los residentes llamen telefónicamente o por citófono a reportar la activación de una alarma en cualquiera de los apartamentos, o cuando reporten ruidos extraños.

20. Las empleadas del servicio doméstico no deben autorizar ingreso de visitantes, familiares, domicilios, contratistas, salvo si existe una comunicación expedida por el propietario y avalada por la administración

21. No suministrar información de tipo personal de residentes bajo ninguna circunstancia.

22. Tener especial atención si observa una empleada hablando por celular en actitud sospechosa o nerviosa, abórdela y pregúntele que si está coaccionada por alguna modalidad delictiva. Es posible que se trate de una llamada millonaria.

23. Si el vigilante no está seguro conocer la persona que ingresa por la recepción abórdela e identifíquela con la base de datos de residentes.

24. Revisa y controla el ingreso, salida, de bolsos, maletas, morrales, a visitante, empleadas, contratistas, etc., sin excepción.

25. Si observa una persona en actitud sospechosa ingresando tras un residente tratando vulnerar la seguridad, pregúntele al residente si esa persona viene con él o ella, de no ser así reténgalo y le pregunta a quien necesita, si la información suministrada no es acertada retírelo de inmediato de la unidad residencial.

26. Debe mantener a la administración enterada de las novedades ocurridas al interior de la copropiedad durante su turno laboral y dejar registro de todas ellas en la minuta administrativa.

27. Mantiene informado al supervisor de servicio de las novedades e irregularidades que se presenten en los puestos durante su turno de trabajo.

28. Mantiene en buen funcionamiento el material de comunicaciones y elementos asignados para la prestación del servicio en el puesto.

29. Informar de inmediato al Coap de Seguridad Apolo, o al supervisor, toda vez que ocurran novedades tales como, hurto, novedades presentadas con vehículos, incidentes, etc.,

30. Informar de inmediato a la administración fallas presentadas en los equipos tales como; motobombas, ascensores, cerca eléctrica, alarmas perimetrales, puertas, estaciones, etc.,

31. Al activarse la alarma de la cerca eléctrica se debe alertar a todo el personal de vigilancia vía radio o celular al todero, quien debe realizar una inspección cautelar por todo el perímetro, de observar anomalía en la cerca, llamar a la policía del cuadrante o al Coap de seguridad Apolo solicitando apoyo.

32. Tener pleno conocimiento de la ubicación de equipos y sistemas de seguridad, llaves de la luz, agua, gas, etc., para oportuna y adecuada atención en caso de emergencia.

33. La recepcionista durante su jornada laboral debe inspecciones aleatorias a través del CCTV, a las áreas perimetrales, comunes de la unidad (parqueaderos, zona verde, pasillos, parque, área deportiva y perimetrales) Ayuda a prevenir y/o evitar situaciones delictivas o de emergencia.

34. Parágrafo: Las grabaciones fílmicas, las fotografías, videos o cualquier otro medio avanzado realizado mediante cámaras de vigilancia en recinto cerrado o en espacio público se convierten en material probatorio o evidencia física en caso de hechos o delitos objeto de investigación o indagación por parte de las autoridades competentes.

35. Nota. La recepcionista no está autorizada para entregar ningún tipo de registro fílmico de hechos ocurridos al interior o exterior de la unidad residencial, toda entrega de grabación debe ser gestionada con la administración y el residente o persona deberá suministrar día del hecho, hora, área, zona común además de entregar al administrador un dispositivo compatible (USB, CD, DISCO DURO, OTROS) una vez se descargue la información se entregará de manera directa a la administración.

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Entrega de Correspondencia y Paquetes

​

1. Se debe relacionar toda correspondencia que llega durante su jornada laboral en la minuta de correspondencia.

2. No está permitido a los residentes, acceder indebidamente a las casillas de ficheros y correspondencia ubicados en la portería, ni reclamar la correspondencia del vecino.

3. Se debe sellar toda la correspondencia recibida con el sello fechador de la unidad residencial, revisar previamente al momento del recibo si el destinatario sí habita en el conjunto, de lo contrario se deberá devolver al remitente, con la anotación que ya no reside en el conjunto

4. Una vez radicada la correspondencia debe ubicarse en el casillero para ser entregada a su destinatario o persona autorizada por el residente.

5. Siempre que la entregue debe solicitar que firme en la minuta, como prueba de entrega. Registrar fecha y hora de llegada y entrega Si la persona se negara a firmar o la firma no es clara o no firma por pandemia, usted diligencie el nombre de quien recibe.

6. La correspondencia con requerimiento judicial o alguna observación de carácter urgente, se debe notificar de manera inmediata al apartamento. Si no hay nadie a quien entregarla, deben informar a la administración para que contacte al destinatario y dejar consigna en minuta.

7. No se reciben sobres que en su interior porten dinero con destino apartamentos.

8. No se debe entregar correspondencia a personas ajenas a la unidad residencial sin tener una autorización escrita del propietario, avalada por la administración.

9. Los recibos de servicios públicos, Impuesto Predial, Avalúos, deben registrarse en el libro destinado para tal fin y estar pendientes de entregarlos a la llegada de propietarios y/o residentes o empleados encargados autorizados.

10. Si pasan más de 4 días hábiles de radicados los recibos de servicios públicos, Impuesto Predial, Avalúos, y no son reclamados por los propietarios, se debe informar a la Administración, para que se pueda tomar contacto con los propietarios o residentes que pueden estar ausentes, de tal forma que no se vean perjudicados por vencimientos.

11. Cuando se reciben paquetes se deben radicar como cualquier otra correspondencia y se debe informar de manera inmediata al inmueble al cual va dirigida.

12. Si un residente deja un paquete para ser entregado a otra persona, interna o externa, se debe registrar en minuta con día, hora y recomendaciones dejadas por el residente.  De igual manera cualquier movimiento del mismo como entrega o retorno debe quedar consignada para tener el seguimiento hasta que llegue al destino final que el residente ha indicado.

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Control de Domiciliarios

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1. Atender por el citófono al domiciliario. él es quien debe informar de donde viene y a nombre de quien viene el domicilio

2. llamar al apartamento referenciado por el domiciliario y anunciar el servicio y de donde viene

3. Una vez reciba la autorización, el vigilante dará acceso al domiciliario solo si el inmueble tiene excepción de ingreso de lo contrario no ingresa, solicitará documento de identificación y procederá a registrarlo en la minuta correspondiente.

4. Le indicará que solo puede dirigirse al apartamento que lo requirió, explicarle que como llegar y si trae gorra deberá solicitarle que se la quite o que voltee la visera para atrás, de tal forma que la cara sea visible a las cámaras. Además, está totalmente prohibida la distribución de publicidad dentro de la unidad residencial.

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Control Empleadas de Servicio Doméstico y Mantenimiento

​

1. Para permitir el ingreso de una empleada, contratista debe haber una carta de autorización expedida por el residente, donde estén relacionados los datos personales, además de ser avalada por la administración

2. Una vez autorizado dicho ingreso se registra en la minuta con nombre completo, numero de cedula extraído desde el documento, numero de apartamentos donde va a laborar.

3. Los residentes deben anunciar y autorizar al guarda de la recepción la salida de elementos obsequiados a las empleadas. La autorización debe registrarse en minuta.

4. Tanto al ingreso como a la salida, se deben revisar bolsos, morrales, maletas. Si es necesario esa persona debe descartar sobre el mesón, o mesa plegable los elementos que lleve dentro.

5. Para que un trabajador pueda sacar cualquier elemento del conjunto, debe tener autorización del residente. Ningún elemento puede ser retirado con autorización de empleadas o menores.

6. Si observa una empleada hablando por celular en actitud sospechosa, nerviosa, abordarla preguntándole que si está inducida por alguna modalidad delictiva. (llamada millonaria, intento de hurto, etc.).

​

Ingreso a la Terraza - Cubierta

​

Para que una persona pueda ingresar a realizar trabajos o mantenimiento en terrazas y cubiertas, debe tener una autorización de la administración y cumplir mínimo con las normas de seguridad relacionadas a continuación:

​

1. Curso de alturas vigente.

2. Carne de Arl vigente

3. Dispositivos anti caída

4. Cinturones diseñados para la sujeción

5. Arnés y demás equipos de altura

​

Prohibiciones

​

1. Los vigilantes deben evitar hacer corrillos, conversar con empleadas, empleados, jardineros toderos, durante su servicio y dedicarse a su labor de vigilancia y control de la copropiedad

2. Se prohíbe el uso de dispositivos móviles o similares personales (acceso de WhatsApp, Facebook, u otro tipo de páginas sociales) durante la jornada laboral.

3. No hay autorización de recibir llaves de apartamento, ni dinero

4. Los baños del Salón Social son para uso exclusivo de residentes de la unidad

5. Realizar actividades de reciclaje, bajo ninguna circunstancia, ni guardar elementos en el cuarto de bombas, eléctricos, o abajo de las escaleras

6. Los vigilantes no están autorizados para arrendar parqueaderos ni recibir dinero por concepto del mismos todo debe ser canalizado desde la administración